Nadgodziny przed świętami: limit 150 godzin, dodatek 50 albo 100 proc., czas wolny godzina za godzinę albo półtorej i grzywna do 30 tys. zł. Jak mała firma zleca sezonowe nadgodziny bez niespodzianki na liście płac i w protokole PIP

Kiedy w ogóle wolno zostać po godzinach

Nadgodzina to każda godzina ponad 8 na dobę albo ponad przeciętnie 40 w tygodniu. Kodeks pracy dopuszcza ją w dwóch sytuacjach: gdy trzeba ratować życie, zdrowie, mienie lub środowisko albo usunąć awarię, oraz gdy firma ma „szczególne potrzeby”. Przedświąteczny szczyt sprzedaży, nagły duży kontrakt czy choroba połowy zmiany mieszczą się w tej drugiej kategorii. Nie mieści się w niej stałe planowanie nadgodzin w grafiku. Jeśli każdy tydzień od października do grudnia ma 50 godzin, to nie są nadgodziny, tylko źle ustawiony etat. Inspektor pracy zobaczy to w ewidencji od razu.

Limit to 150 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym na jednego pracownika. Możesz go podnieść w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w umowie o pracę, ale i tak obowiązuje sufit: czas pracy razem z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. Jest też granica dobowa. Pracownikowi należy się 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, więc łącznie może pracować najwyżej 13 godzin na dobę. Dwunastogodzinna zmiana plus „jeszcze dwie godzinki” to już naruszenie przepisów.

Ile kosztuje godzina po godzinach

Za każdą nadgodzinę pracownik dostaje zawsze normalne wynagrodzenie. Do tego dochodzi dodatek albo czas wolny, a o formie rekompensaty decyduje pracodawca. Dodatek wynosi 50 proc. stawki za nadgodziny w zwykłe dni robocze, także gdy wypadają w sobotę wolną z pięciodniowego tygodnia. Dodatek 100 proc. należy się za nadgodziny w nocy, w niedziele i święta, które nie są dla tej osoby dniami pracy, w dniu wolnym oddanym za pracę w niedzielę lub święto, a także za przekroczenie przeciętnej normy 40 godzin w tygodniu. Gdy jedna nadgodzina łamie jednocześnie normę dobową i tygodniową, wypłacasz tylko jeden dodatek.

Policzmy to na minimalnej pensji. W 2026 r. wynosi ona 4806 zł brutto, a listopad ma 160 godzin pracy. Stawka godzinowa to więc 30,04 zł. Nadgodzina w dzień roboczy kosztuje 45,06 zł, a w nocy lub w niedzielę 60,08 zł brutto. Do tego dochodzą składki pracodawcy. Przy wyższej pensji i innym miesiącu liczby są inne, ale proporcja zostaje: wieczorne pakowanie paczek po 22:00 kosztuje dwa razy więcej niż ta sama praca o 15:00. Od stycznia minimalna pensja rośnie do 4950 zł, więc styczniowe nadgodziny będą droższe niż grudniowe.

Czas wolny zamiast pieniędzy

Jeśli nie chcesz wypłacać dodatków, masz dwie ścieżki. Pierwsza: pracownik sam składa wniosek, papierowy albo elektroniczny, o czas wolny. Wtedy oddajesz godzinę za godzinę, a odbiór może wypaść nawet poza okresem rozliczeniowym, na przykład w spokojnym lutym. Druga: decydujesz Ty, bez wniosku. Wtedy oddajesz półtorej godziny za każdą nadgodzinę i musisz to zrobić do końca okresu rozliczeniowego. W obu przypadkach dodatek pieniężny już nie przysługuje, ale normalne wynagrodzenie za czas wolny tak.

Osobna reguła dotyczy pracy w dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia, najczęściej w sobotę. Za taki dzień oddajesz inny cały dzień wolny przed końcem okresu rozliczeniowego, w dniu uzgodnionym z tą osobą. Dopiero gdy się nie da, wchodzi dodatek. W praktyce w grudniu warto od razu zapisać w grafiku, kiedy oddasz soboty, bo w styczniu wszyscy chcą wolnego naraz.

Jest jeszcze wyjątek dla osób zarządzających firmą w Twoim imieniu i kierowników wyodrębnionych działów. Oni pracują po godzinach bez dodatku i bez dodatkowego wynagrodzenia. Kierownik działu dostanie jednak wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny w niedzielę lub święto, jeśli nie oddasz mu innego dnia wolnego. Uwaga na nadużycie tej furtki: kierownik, który sam obsługuje kasę od rana do wieczora, w oczach inspektora nie jest kierownikiem.

Komu nie wolno zlecić nadgodzin

Pracownicy w ciąży nie wolno zlecać nadgodzin ani pracy w nocy, nawet jeśli sama chce. Zakaz dotyczy też młodocianych. Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8 lat może pracować w nadgodzinach i w nocy tylko za swoją zgodą. Zbierz te zgody na piśmie przed sezonem, nie w dniu, w którym brakuje rąk. Tak samo jak w pozostałych tematach kadrowych: gdy inspektor zapyta, liczy się dokument, nie pamięć.

Dla osób stale pracujących poza firmą, na przykład kierowców dostawczych czy serwisantów, wynagrodzenie za nadgodziny razem z dodatkiem można zastąpić ryczałtem. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanej liczbie nadgodzin. Ryczałt symboliczny, który nie pokrywa realnej pracy, nie chroni przed roszczeniem.

Czego szuka inspektor

Państwowa Inspekcja Pracy między początkiem 2025 r. a 9 kwietnia 2026 r. przeprowadziła 1364 kontrole w ogólnopolskich sieciach handlowych i w 1189 z nich stwierdziła naruszenia. Najczęściej chodziło o BHP, ale w 2,7 proc. kontroli rozkłady czasu pracy były nieprawidłowe albo przekazane z wyprzedzeniem krótszym niż tydzień, a w 2,3 proc. źle prowadzono ewidencję czasu pracy. Dane przedstawił Główny Inspektor Pracy sejmowej podkomisji do spraw rynku pracy. W małej firmie, która nie ma działu kadr, te dwa błędy zdarzają się częściej niż w sieci.

Naruszenie przepisów o czasie pracy to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Chodzi nie tylko o przekroczony limit, ale też o niewypłacony dodatek, brak oddanego dnia wolnego i ewidencję, z której nie wynika, kto i kiedy został po godzinach. Ewidencja prowadzona w zeszycie jest legalna, byle była kompletna i zgodna z tym, co pokazuje rejestrator wejść czy logowania do kasy.

Co z tego dla Ciebie

1. Policz, ile nadgodzin każda osoba ma już na liczniku w tym roku. Jeśli ktoś zbliża się do 150 godzin, sezon zaplanuj na innych albo sprawdź, czy regulamin przewiduje wyższy limit.
2. Zdecyduj przed sezonem, czy płacisz dodatki, czy oddajesz czas wolny, i powiedz to zespołowi. Czas wolny z Twojej inicjatywy kosztuje półtorej godziny za godzinę, więc przy dużym natężeniu pracy tańszy bywa dodatek.
3. Zbierz zgody rodziców dzieci do 8 lat i sprawdź, kto jest w ciąży lub ma ograniczenia lekarskie. Te osoby wyłącz z grafiku nadgodzin.
4. Ustaw nadgodziny w dni robocze i przed 22:00, jeśli to możliwe. Nocne i niedzielne kosztują dwa razy więcej, a za soboty i tak oddajesz dzień wolny.
5. Prowadź ewidencję na bieżąco i trzymaj ją spójną z rejestratorem wejść i systemem kasowym. W razie kontroli to pierwszy dokument, o jaki poprosi inspektor.

Stan na: 09.11.2026. Tekst nie jest poradą prawną.