Okazjonalna praca zdalna: 24 dni przepadają 31 grudnia. Co mała firma musi, a czego nie musi, gdy pracownik prosi o dzień z domu bez regulaminu, sprzętu i ekwiwalentu

Dwa różne tryby, które łatwo pomylić

Kodeks pracy zna pracę zdalną w dwóch wersjach. Pierwsza to praca zdalna „zwykła”: uzgodniona w umowie albo w trakcie zatrudnienia, z regulaminem lub porozumieniem, ze sprzętem od firmy i obowiązkowym pokryciem kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Druga to praca okazjonalna z art. 67³³: pracownik składa wniosek, papierowo albo elektronicznie, i pracuje z domu najwyżej 24 dni w roku kalendarzowym.

Różnica jest zasadnicza. Przy trybie okazjonalnym przepis wprost wyłącza artykuły od 67¹⁹ do 67²⁴. To właśnie one mówią o uzgodnieniu, poleceniu, regulaminie, obowiązku zapewnienia narzędzi pracy i o zwrocie kosztów. Mała firma, która nie ma i nie chce mieć regulaminu pracy zdalnej, może więc zgadzać się na pojedyncze dni z domu bez budowania całej procedury.

Co ważne, wniosek o dzień okazjonalny nie wiąże pracodawcy. Resort rodziny i pracy odpowiada na to pytanie wprost: pracodawca może taki wniosek odrzucić. To inaczej niż w trybie „zwykłym”, gdzie wnioskom pracownicy w ciąży, rodzica dziecka do 4 lat czy opiekuna osoby z niepełnosprawnością trzeba zasadniczo przyznać rację, chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj pracy. Ten obowiązek także jest wyłączony dla dni okazjonalnych.

24 dni, nie 24 „razy”, i bez przeliczania na etat

Limit to 24 dni w roku kalendarzowym. Resort doprecyzował, że nie zależy on od wymiaru etatu ani od liczby godzin przepracowanych danego dnia. Osoba na pół etatu ma więc tyle samo dni, co osoba na pełnym. Jeden dzień pracy zdalnej, choćby trwał trzy godziny, zużywa jeden dzień z puli.

Skoro limit liczy się na rok kalendarzowy, to 1 stycznia zaczyna się od zera. Dni niewykorzystane w 2026 r. nie przechodzą na 2027 r. Stąd typowy końcówkowy ruch w zespołach: ludzie pamiętają, że „coś im zostało”, i sięgają po te dni w grudniu. Dla firmy to nie problem, o ile wie, ile dni każda osoba już wykorzystała.

Ewidencja przydaje się też przy rozstaniu. W świadectwie pracy podaje się liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonanej w roku, w którym ustał stosunek pracy. We wzorze świadectwa to ustęp 6 punkt 10. Nowy pracodawca na tej podstawie wie, ile dni z puli zostało.

Czego nie musisz, a co zostaje

Przy pracy okazjonalnej nie masz obowiązku dać pracownikowi laptopa, telefonu ani pokryć kosztów prądu i internetu. Nie musisz też wypłacać ekwiwalentu ani ryczałtu. Jeśli chcesz, możesz to zrobić na własnych zasadach, ale Kodeks tego nie nakazuje. Dla porządku: przy pracy zdalnej „zwykłej” takie świadczenia nie są przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o PIT.

Zostają za to trzy rzeczy. Po pierwsze, ochrona danych: przepis o procedurach ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej nie jest wyłączony dla dni okazjonalnych. Po drugie, BHP: ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej, informacja o zasadach bezpiecznej pracy i oświadczenia pracownika obowiązują nadal, bo z artykułu 67³¹ wyłączono tylko jeden paragraf. Kodeks pozwala sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka dla grup stanowisk, więc w małej firmie wystarczy jeden dokument dla „biurka z komputerem”. Po trzecie, kontrola: zasady kontroli pracy, BHP i ochrony informacji przy pracy okazjonalnej ustala się z pracownikiem.

Jest też granica, której tryb okazjonalny nie przesuwa. Praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, z czynnikami chemicznymi lub biologicznymi, powodujących intensywne brudzenie ani takich, które przekraczają normy dla pomieszczeń mieszkalnych. Lakiernik ani operator wtryskarki nie wezmą dnia z domu, choćby bardzo chcieli. Księgowa, handlowiec i grafik mogą.

Ile Polaków naprawdę pracuje z domu

Eurostat policzył w badaniu siły roboczej za 2025 r., że w Polsce zwykle z domu pracowało 6,1 proc. pracujących w wieku 15–64 lata, a czasem 10,2 proc. Rok wcześniej było to 5,5 i 9,8 proc. Średnia dla całej Unii to 8,8 proc. zwykle i 14,2 proc. czasem. W Finlandii obie grupy przekraczają 20 proc., w Niemczech to 13,0 i 11,7 proc., w Czechach 6,6 i 10,3 proc., a w Rumunii 1,3 i 2,3 proc.

Te liczby dotyczą pracy z domu w ogóle, nie tylko trybu okazjonalnego z Kodeksu pracy. Pokazują jednak dwie rzeczy. Praca z domu w Polsce rośnie, choć wolno. I częściej jest „czasem” niż „zwykle”, czyli dokładnie tak, jak działa tryb 24 dni: pojedynczy dzień, gdy coś się dzieje, a nie stały home office.

Jak to poukładać w małej firmie bez regulaminu

Najprostszy zestaw to cztery ustalenia zapisane w mailu do zespołu albo w krótkiej notatce. Kto i do kiedy zgłasza wniosek (na przykład do końca poprzedniego dnia, w wyjątkowych sytuacjach rano). Kto zatwierdza i jak odmawia. Jak liczymy dni i gdzie zapisujemy ich wykorzystanie. Jak wygląda kontakt w ciągu dnia i co z dokumentami firmowymi poza biurem.

Przy odmowie liczy się konsekwencja. Skoro wniosek nie wiąże, możesz odmówić, ale jeśli jednej osobie odmawiasz zawsze, a innym nigdy, prędzej czy później pojawi się zarzut nierównego traktowania. Lepiej mieć prostą zasadę: dzień z domu, gdy w biurze zostaje ktoś z obsługi klienta, a prace wymagające fizycznej obecności są zrobione lub przełożone.

Co z tego dla Ciebie

1. Sprawdź, ile dni okazjonalnej pracy zdalnej każda osoba wykorzystała w 2026 r. Jeśli nikt tego nie liczył, policz teraz na podstawie wniosków i kalendarza.
2. Ustal na piśmie, do kiedy i do kogo trafia wniosek oraz kto go zatwierdza. Wniosek musi być papierowy albo elektroniczny, więc wystarczy mail lub komunikator firmowy, ale nie rozmowa na korytarzu.
3. Przygotuj jedną uniwersalną ocenę ryzyka dla stanowisk biurowych pracujących zdalnie i krótką informację o zasadach BHP. Zbierz od pracowników oświadczenia o zapoznaniu się z nią i o warunkach w domu.
4. Zdecyduj, czy przy dniach okazjonalnych cokolwiek zwracasz. Nie musisz, ale jeśli chcesz, zapisz jedną stawkę dla wszystkich i nie zmieniaj jej co miesiąc.
5. Pamiętaj o świadectwie pracy: przy rozstaniu wpisz liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej z tego roku. Bez ewidencji nie masz skąd wziąć tej liczby.

Stan na: 07.11.2026. Tekst nie jest poradą prawną.