ZUS od 24 października: jeden Z-15 zamiast dwóch, koniec Z-3b, nowe Z-3. Co zmienia się w kadrach małej firmy i dlaczego stary druk w eZUS działa do połowy listopada

Skąd zmiana i kogo dotyczy

Dokumenty do zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej. Nowe, z 27 września 2026 r., ogłoszono 9 października i weszło w życie 24 października (Dz.U. 2026 poz. 1316). Zastąpiło przepisy z grudnia 2015 r. ZUS w komunikacie z 22 października nazywa je „dostosowującym i upraszczającym”: mniej druków, mniej pytań, mniej załączników.

Zanim przejdziesz do formularzy, ustal jedną rzecz: kto w Twojej firmie wypłaca zasiłki. Według art. 61 ustawy zasiłkowej, jeśli zgłaszasz do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, prawo do zasiłku ustalasz i zasiłek wypłacasz sam, a potem rozliczasz go ze składkami. Jeśli zgłaszasz 20 osób lub mniej, zasiłki wypłaca ZUS, a Twoją rolą jest przekazanie mu zaświadczenia płatnika. Dla osób prowadzących działalność i współpracujących z nimi zasiłki zawsze wypłaca ZUS. Ten podział decyduje, które z poniższych zmian Cię dotyczą.

Pamiętaj też, że zasiłek chorobowy zaczyna się dopiero po wynagrodzeniu chorobowym. Przez łącznie 33 dni choroby w roku (14 dni u pracownika po pięćdziesiątce) pracownik dostaje od Ciebie 80 proc. wynagrodzenia na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Dopiero kolejne dni to zasiłek, i wtedy wchodzą dokumenty, o których tu piszemy.

Z-15: jeden wniosek na dziecko i na chorego domownika

Najczęstszy przypadek w małej firmie to opieka nad chorym dzieckiem. Do 23 października pracownik wypełniał Z-15a (dziecko) albo Z-15b (inny członek rodziny). Teraz jest jeden Z-15 na oba przypadki. ZUS na stronie z wzorami pisze wprost: formularz obowiązuje od 24 października 2026 r. i zastąpił Z-15a oraz Z-15b.

Zmieniła się też treść. Zniknęły pytania o to, czy drugi rodzic pracuje i czy pracuje w systemie zmianowym. Zamiast tego wnioskodawca oświadcza, że w dniach, za które chce zasiłku, żaden inny domownik nie może zająć się chorym. Dla kadrowej to mniej dopytywania o życie prywatne pracownika i mniej poprawek na druku. Dla pracownika to jedno zdanie zamiast tabelki o pracy współmałżonka.

Wniosek wypełnia pracownik. Ty, jeśli zasiłki wypłaca ZUS, dokładasz zaświadczenie płatnika i wysyłasz komplet. Jeśli wypłacasz zasiłki sam, Z-15 zostaje u Ciebie w aktach jako podstawa wypłaty.

ZAM: trzy druki macierzyńskie w jednym

Wnioski o zasiłek macierzyński były dotąd trzy: ZAM, ZUR i ZAO, zależnie od rodzaju urlopu. Teraz jest jeden ZAM na wszystkie rodzaje urlopu: macierzyński, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielski, uzupełniający macierzyński i ojcowski. Rodzic wypełnia tylko tę część, która dotyczy urlopu, o który występuje.

Najważniejsza praktyczna zmiana dotyczy aktu urodzenia. Gdy zasiłek wypłaca ZUS, do wniosku nie dołącza się już skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka. ZUS pobierze go sam na podstawie imienia, nazwiska, numeru PESEL oraz daty i miejsca urodzenia dziecka, a także danych rodzica. Rozporządzenie ujmuje to krótko: odpisu nie trzeba, gdy zasiłek płaci ZUS.

Uwaga, jeśli zgłaszasz powyżej 20 ubezpieczonych i macierzyński wypłacasz sam: u Ciebie odpis nadal jest wymagany. Uproszczenie działa tylko wtedy, gdy wypłaca ZUS, bo to on ma dostęp do rejestrów. W większej firmie procedura przy narodzinach dziecka pracownika nie zmienia się więc prawie wcale, poza nowym wzorem wniosku.

Z-3 i Z-3a: nowe wzory zaświadczenia pracodawcy

Zaświadczenie płatnika składek to dokument, który wystawiasz Ty: Z-3 dla pracownika, Z-3a dla osoby, która nie jest pracownikiem, na przykład zleceniobiorcy. Oba dostały nowe wzory, na zus.pl oznaczone datą aktualizacji 24 października 2026 r. Przy okazji zmieniono też ZNp-7, Z-10 i ZAS-53, a 26 października zaktualizowano zaświadczenia ZAS-12, ZAS-15 i ZAS-24.

Co wpisujesz w Z-3 według załącznika nr 2 do rozporządzenia? Dane firmy (NIP, REGON, adres) i pracownika, okres zatrudnienia i wymiar etatu z datą ostatniej zmiany, informację o pracy za granicą i o umowie o pracę tymczasową, przyczynę niezdolności (choroba, wypadek przy pracy, wypadek w drodze), urlopy bezpłatne i wychowawcze w czasie choroby. Dalej okresy, za które w tym i poprzednim roku wypłaciłeś wynagrodzenie chorobowe i zasiłki, z kodami literowymi, oraz liczbę ubezpieczonych, których zgłaszasz do chorobowego. Na końcu część płacowa: składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne, kwartalne i roczne z liczbą dni przepracowanych i do przepracowania, umowy zlecenia i o dzieło zawarte z pracownikiem, numer rachunku bankowego, rodzaj świadczenia, seria i numer zwolnienia lekarskiego, podpis i telefon osoby wystawiającej.

Lista jest długa, ale większość pozycji masz w programie kadrowo-płacowym. Sprawdź tylko, czy producent Twojego programu wgrał już nowy wzór Z-3 i Z-3a. Jeśli nie, wypełnij druk „Wypełnij i wydrukuj” ze strony ZUS albo poczekaj na aktualizację eZUS w połowie listopada.

Z-3b znika: co to znaczy dla samozatrudnionych

Z-3b było zaświadczeniem płatnika, które wystawiały sobie osoby prowadzące działalność gospodarczą, osoby z nimi współpracujące, duchowni opłacający własne składki i marynarze. Od 24 października ten druk jest wycofany. ZUS rozpatruje ich zasiłek na podstawie samego wniosku i pozostałych dokumentów, na przykład zwolnienia lekarskiego. W rozporządzeniu te grupy są wprost wyłączone z obowiązku dostarczania zaświadczenia płatnika.

Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę i płacisz składkę chorobową, masz o jeden papier mniej przy każdym zwolnieniu. Jeśli zatrudniasz współpracującego członka rodziny, to samo dotyczy jego. Nie myl jednak Z-3b z Z-3 i Z-3a: te dwa zostają i nadal wystawiasz je dla swoich pracowników i zleceniobiorców.

Okres przejściowy: stary druk w eZUS działa do połowy listopada

ZUS rozłożył wdrożenie na dwa etapy. Nowe i zaktualizowane formularze w wersji do druku są na zus.pl od 24 października. W eZUS, czyli tam, gdzie większość firm składa dokumenty elektronicznie, nowe wzory mają być dostępne od połowy listopada. Zanim to nastąpi, ZUS rozpatruje wnioski złożone i na dotychczasowych formularzach z eZUS, i na nowych ze strony. Innymi słowy: jeśli w pierwszym tygodniu listopada wyślesz Z-3 na starym wzorze przez eZUS, ZUS go przyjmie.

Praktyczna rada: nie mieszaj w jednej sprawie wersji papierowej i elektronicznej. Albo komplet w eZUS na dostępnych tam wzorach, albo komplet na nowych drukach. I zapisz sobie w kalendarzu sprawdzenie eZUS około 15 listopada, bo od tego momentu stare wzory zaczną znikać z systemu.

Co z tego dla Ciebie

1. Policz, ile osób zgłaszasz do ubezpieczenia chorobowego. Do 20: zasiłki wypłaca ZUS, Twoje zadanie to Z-3 albo Z-3a. Powyżej 20: liczysz i wypłacasz sam, akt urodzenia do macierzyńskiego nadal zbierasz.
2. Usuń ze wzorów kadrowych Z-15a, Z-15b, ZUR i ZAO. Zostaw jeden Z-15 i jeden ZAM. Pobierz je ze strony zus.pl, nie z własnego folderu „druki” sprzed lat.
3. Spytaj dostawcę programu kadrowo-płacowego, czy nowe wzory Z-3 i Z-3a są już wgrane. Jeśli nie, do połowy listopada składaj w eZUS na dotychczasowych wzorach.
4. Powiedz pracownikom w jednym mailu: przy chorym dziecku wypełniasz Z-15 i oświadczasz, że nikt inny w domu nie może przejąć opieki; drugiego rodzica nikt już nie pyta o grafik.
5. Jeśli masz jednoosobową działalność albo współpracującego, przestań wystawiać Z-3b. Przy zwolnieniu wysyłasz sam wniosek o zasiłek.

Stan na: 02.11.2026. Tekst nie jest poradą prawną.