Co z jednoosobową firmą, gdy Ciebie zabraknie? Bez zarządcy sukcesyjnego umowy o pracę wygasają po 30 dniach, koncesje po pół roku. Jeden wpis w CEIDG na listopadowy wieczór

Firma, która jest Tobą

W spółce z o.o. śmierć wspólnika jest dla firmy problemem, ale nie końcem: spółka ma własny NIP, własne umowy i zarząd, który dalej podpisuje przelewy. W jednoosobowej działalności jest inaczej. Przedsiębiorca i firma to jedna osoba, więc razem z nim odchodzą uprawnienia do rachunku, podpisy pod umowami i decyzje administracyjne.

Kodeks pracy mówi o tym wprost w art. 63²: z dniem śmierci pracodawcy umowy o pracę wygasają, a pracownikom należy się odszkodowanie równe pensji za okres wypowiedzenia. Przepis ma jednak wyjątek. Jeśli z chwilą śmierci działa zarząd sukcesyjny, umowy trwają dalej, aż do jego wygaśnięcia albo przejęcia pracowników przez nowego pracodawcę. Gdy zarządu nie ma, umowy wygasają po 30 dniach, chyba że osoba zajmująca się firmą zawrze z każdym pracownikiem pisemne porozumienie o kontynuowaniu pracy.

Podobnie jest z koncesjami, zezwoleniami i licencjami. Według poradnika na biznes.gov.pl bez zarządu wygasają one po 6 miesiącach od śmierci przedsiębiorcy. Przy zarządzie zarządca ma 3 miesiące na wniosek o potwierdzenie, że może je dalej wykonywać. Dla firmy transportowej, apteki, stacji paliw czy sklepu z alkoholem to różnica między ciągłością a zamknięciem.

Dwa miesiące na decyzję u notariusza

Ustawa o zarządzie sukcesyjnym działa od 25 listopada 2018 r. i daje dwie drogi. Pierwsza jest prosta i darmowa: Ty sam, za życia, wskazujesz zarządcę. Potrzebne są pisemne powołanie, pisemna zgoda tej osoby i wpis w CEIDG, który składasz przez biznes.gov.pl albo w urzędzie gminy. Możesz też zastrzec, że zarządcą stanie się Twój prokurent. W jednym czasie funkcję pełni jedna osoba, ale wolno wskazać drugą, rezerwową, na wypadek gdyby pierwsza nie mogła jej objąć.

Zarządcą może być każda osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych i bez zakazu prowadzenia działalności. Nie musi to być spadkobierca. Może to być małżonek, dorosłe dziecko, wspólnik z innej firmy albo zaufany kierownik, który i tak prowadzi biuro, gdy Ciebie nie ma. Biuro rachunkowe jako spółka nie wchodzi w grę, bo osoba prawna zarządcą być nie może.

Druga droga zaczyna się dopiero po śmierci i jest trudniejsza. Zarządcę może wtedy powołać małżonek z udziałem w przedsiębiorstwie, spadkobierca, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny. Potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje ponad 85 proc. udziału w przedsiębiorstwie, i akt notarialny. Na wszystko rodzina ma 2 miesiące od dnia śmierci. W praktyce oznacza to, że w najtrudniejszych tygodniach spadkobiercy muszą się dogadać, ustalić, kto ile dziedziczy, i stawić się u notariusza. Jeśli ktoś z nich jest za granicą albo w konflikcie z resztą, termin łatwo przepada.

Co robi zarządca i jak długo

Od chwili ustanowienia zarządu zarządca wykonuje prawa i obowiązki zmarłego w sprawach firmy. Działa na rachunek właścicieli tak zwanego przedsiębiorstwa w spadku, czyli spadkobierców, ale podpisuje się własnym nazwiskiem. Firma zachowuje NIP, nie jest z urzędu wykreślana z rejestru VAT, a rachunki bankowe nie są zamykane. Jeśli zarządcę wskazałeś Ty, ma on dostęp do konta od dnia Twojej śmierci. Jeśli powołali go spadkobiercy, dostęp zaczyna się od zgłoszenia zarządu do CEIDG przez notariusza.

Zarząd sukcesyjny jest rozwiązaniem na czas przejściowy. Wygasa najpóźniej po dwóch latach od śmierci przedsiębiorcy, a sąd z ważnych przyczyn może przedłużyć go do pięciu lat. Kończy się też wcześniej, gdy przedsiębiorstwo przejmie w całości jedna osoba albo gdy spadkobiercy dokonają działu spadku. To okno, w którym rodzina decyduje, czy ktoś przejmuje firmę, czy sprzedaje ją w całości, czy zamyka w uporządkowany sposób, z zapłaconymi fakturami i wypowiedzianymi umowami.

Jest jeszcze wątek podatkowy, o którym mało kto wie. Nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez osoby spoza najbliższej rodziny może być zwolnione z podatku od spadków i darowizn, jeśli zgłoszą je w ciągu 6 miesięcy na formularzu SD-ZP i będą prowadzić firmę co najmniej 2 lata. To otwiera drogę do przekazania firmy na przykład wieloletniemu pracownikowi, a nie tylko dzieciom. Szczegóły tego zwolnienia omów z doradcą, bo warunki są precyzyjne.

Czterdzieści tysięcy wpisów i rosnąca grupa 65+

Ile firm faktycznie się zabezpieczyło? Ostatnie podsumowanie resortu rozwoju pochodzi z listopada 2022 r., po czterech latach działania ustawy. Zarządcę sukcesyjnego powołało wtedy 40,5 tys. przedsiębiorców, a 3,4 tys. zarządców faktycznie prowadziło firmy po śmierci właścicieli. W samym 2022 r. wpłynęło 6,2 tys. wniosków o wpis zarządcy, a 2,8 tys. zarządców powołali spadkobiercy, czyli po śmierci i u notariusza, bo właściciel nie zrobił tego wcześniej.

Na tle skali problemu to niewiele. Według tego samego komunikatu 8,7 proc. przedsiębiorców w CEIDG, ponad 227 tys. osób, miało skończone 65 lat. To pokolenie, które zakładało firmy na początku lat dziewięćdziesiątych i dziś dochodzi do wieku, w którym pytanie „kto po mnie” przestaje być teoretyczne.

Większe firmy podchodzą do tego nieco poważniej, choć też bez entuzjazmu. W Barometrze Przedsiębiorczości EY z I kwartału 2026 r., badaniu firm głównie z przychodami od 40 do 199 mln zł, formalny plan sukcesji miała co czwarta firma, rok wcześniej co piąta. Sprzedaż udziałów całkowicie wyklucza 57 proc. założycieli, w 2025 r. było to 66 proc. Dziedziczenie w rodzinie jako sposób wyjścia z firmy wskazało 32 proc. badanych, rok wcześniej 41 proc. Mniejsze firmy takich badań nie mają, ale liczby z CEIDG mówią same za siebie: zdecydowana większość nie ma nawet najprostszego zabezpieczenia.

A fundacja rodzinna albo spółka?

Zarządca sukcesyjny nie jest planem sukcesji, tylko kołem ratunkowym. Nie rozstrzyga, kto przejmie firmę, nie dzieli majątku i nie chroni go przed sporem w rodzinie. Do tego służą inne narzędzia: testament, przekształcenie działalności w spółkę, a przy większym majątku fundacja rodzinna. Ta ostatnia wymaga wniesienia funduszu założycielskiego o wartości co najmniej 100 000 zł i ma sens, gdy jest co chronić przez pokolenia.

Kolejność jest jednak ważna. Spółka czy fundacja to miesiące pracy z prawnikiem i księgową. Wpis zarządcy to jeden wieczór. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zacząć od tego drugiego, a większy plan wpisać do celów na 2027 r., obok budżetu, który liczyliśmy w poprzednim tekście.

Co z tego dla Ciebie

1. Sprawdź swój wpis w CEIDG. Jeśli w rubryce o zarządcy sukcesyjnym jest pusto, a zatrudniasz ludzi albo masz zezwolenia, to jest Twoje zadanie na ten tydzień.
2. Wybierz osobę i porozmawiaj z nią. Zarządca nie dziedziczy firmy, tylko ją prowadzi przez czas przejściowy. Dobrze, gdy zna firmę od środka i ma dobre relacje z Twoimi spadkobiercami, bo to dla nich będzie pracował.
3. Spisz powołanie i zgodę w formie pisemnej, a potem złóż wniosek o zmianę wpisu w CEIDG przez biznes.gov.pl. Wskaż od razu zarządcę rezerwowego.
4. Przygotuj „teczkę awaryjną”: lista banków i umów kredytowych, najważniejsi klienci i dostawcy, terminy koncesji, kontakt do księgowej, dostępy do systemów firmowych. Zarządca ma prawo do konta z ustawy, ale nie wie, gdzie co leży. Pomoże tu nasza lista „kto w firmie ma klucze”.
5. Powiedz rodzinie, że taki wpis istnieje i co oznacza termin dwóch miesięcy. Najlepszy zarządca nie pomoże, jeśli nikt nie będzie wiedział, że go wskazałeś.

Stan na: 01.11.2026. Tekst nie jest poradą prawną ani podatkową.