Od 1 stycznia kasa fiskalna nie wystawi faktury. Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą, wszystko idzie do KSeF. Co ustawić w sklepie i lokalu do Sylwestra

Co kończy się 31 grudnia

W tekście jednolitym ustawy o VAT z 28 września 2026 r. jest art. 145n. Mówi on, że w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury, czyli te z NIP nabywcy do 450 zł albo 100 euro. Ten sam przepis wyłącza dla nich obowiązek z art. 106h, czyli zapisywania w dokumentacji numeru paragonu i numeru unikatowego kasy.

Data końcowa jest w ustawie, nie w rozporządzeniu. Ministerstwo Finansów potwierdza to na stronie planu wdrożenia KSeF: do końca 2026 r. utrzymana jest możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie ma kar za błędy w KSeF i nie trzeba podawać numeru KSeF w płatnościach. Od 1 stycznia 2027 r. do systemu wchodzą też najmniejsi, „wykluczeni cyfrowo” podatnicy z fakturami do 450 zł i sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie. W odpowiedziach na pytania o KSeF resort pisze wprost, że od 2027 r. faktura do transakcji z kasy na rzecz podatnika będzie musiała zostać wystawiona w KSeF.

Dla sklepu oznacza to trzy rzeczy. Po pierwsze, kasa przestaje być miejscem, w którym powstaje faktura. Po drugie, paragon z NIP do 450 zł wraca do roli paragonu: jest dowodem sprzedaży, ale nie fakturą, więc klient firmowy, który chce odliczyć VAT, potrzebuje faktury z KSeF. Po trzecie, wraca art. 106h: do faktury dotyczącej sprzedaży z kasy zostawiasz w dokumentacji numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam paragon papierowy.

Co robi projekt rozporządzenia o kasach

Skoro ustawa kończy faktury z kas, rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących trzeba dostosować. Projekt Ministerstwa Finansów i Gospodarki z 18 czerwca 2026 r., nad którym prace w Rządowym Centrum Legislacji trwają od 26 czerwca, wykreśla z rozporządzenia słowa „faktura” i „faktura anulowana”, a razem z nimi obowiązki raportowania tych dokumentów. Od 2027 r. kasa ma służyć wyłącznie do ewidencji sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych.

W § 6 projekt zapisuje jednoznacznie, że podatnik nie może wystawić faktury przy użyciu kasy zamiast paragonu. Resort tłumaczy w uzasadnieniu, że pozostawienie takiej możliwości powielałoby funkcjonalność systemów i kłóciło się z zasadami faktur ustrukturyzowanych. Z raportów fiskalnych znikają pola o liczbie i wartości faktur oraz faktur anulowanych. Raporty rozliczeniowe mają być elektroniczne, a przy zakończeniu działalności raport rozliczeniowy trafia do urzędu w ciągu 5 dni od protokołu razem z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy. Dokument zakupu kasy, jeśli jest fakturą ustrukturyzowaną, identyfikujesz numerem KSeF. Faktury wystawione na kasie przed 1 stycznia zostają na starych zasadach.

Projekt ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r. Do 24 października, według relacji Infor, był wciąż w konsultacjach, a producenci kas zgłaszali uwagi. Jeden z nich zwracał uwagę, że zmiana oprogramowania drukarek i kas musi nastąpić dokładnie w Sylwestra, bo od 1 stycznia w pamięci kas nie mogą zostać dane o fakturach. Dlatego o aktualizację trzeba zapytać serwis kasy już w listopadzie, a nie w ostatnim tygodniu grudnia.

Procedura „klient prosi o fakturę” od stycznia

Zasada numer jeden nie zmienia się i warto ją powtórzyć zespołowi: fakturę dla firmy do sprzedaży z kasy wystawiasz tylko wtedy, gdy paragon ma NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Klient podaje NIP przed zakończeniem transakcji, nie po. Za fakturę do paragonu bez NIP urząd ustala dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100 proc. VAT z tej faktury. To sankcja z ustawy, działa dziś i będzie działać w 2027 r.

Zmienia się drugi krok. Dziś przy kwocie do 450 zł sprzedawca kończy na paragonie z NIP, bo to już faktura. Od stycznia paragon z NIP to tylko paragon, a fakturę wystawiasz w programie fakturowym podłączonym do KSeF: ustrukturyzowaną, z numerem KSeF, w którą wpisujesz dane z paragonu. W dokumentacji zostaje numer paragonu i numer unikatowy kasy albo papierowy paragon. Klient dostaje fakturę z KSeF, nie wydruk z kasy.

Przy kwotach powyżej 450 zł procedura była już podobna, bo paragon z NIP tylko dawał prawo do faktury. Różnica w tym, że dotąd wielu sprzedawców wystawiało tę fakturę na samej kasie, a od stycznia robi to program. Faktur dla konsumentów nie musisz wysyłać do KSeF, choć możesz dobrowolnie. Jeśli klient nie podał NIP, jest konsumentem i dostaje fakturę bez NIP, poza systemem.

Oprogramowanie: trzy pytania na listopad

Pierwsze pytanie do serwisu kasy: czy producent przygotował aktualizację na 1 stycznia 2027 r. i kiedy ją wgra. Drugie, do dostawcy programu sprzedażowego lub fakturowego: czy program wystawia fakturę do paragonu z automatycznym pobraniem numeru paragonu i numeru unikatowego kasy, czy kasjer ma to przepisywać ręcznie. Przy kilkudziesięciu fakturach dziennie w hurtowni ręczne przepisywanie to pewne błędy. Trzecie: jak program loguje się do KSeF. O tokenach, które według rozporządzenia tracą ważność 31 grudnia, i o certyfikacie KSeF pisaliśmy w tekście o tokenach KSeF po 31 grudnia.

Do tego dochodzi koniec limitu. Przez 2026 r. firma ze sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie mogła zostać poza KSeF, a sprzedaż na kasie i paragony z NIP do 450 zł nie wliczały się do tego limitu. Z końcem roku ten okres przejściowy wygasa i od 1 stycznia KSeF obowiązuje wszystkich. Jest jedna dobra wiadomość: 22 października Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który wydłuża okres bez kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Przepisy mają wejść w życie 31 grudnia 2026 r., więc pierwszy rok obowiązkowego fakturowania w KSeF w małym sklepie ma być rokiem bez kar, ale nie bez obowiązku.

Co z tego dla Ciebie

1. Zadzwoń do serwisu kasy i zapytaj o aktualizację na 1 stycznia 2027 r. Umów termin wgrania, najlepiej w ostatnim tygodniu grudnia, i sprawdź, czy serwis pracuje w Sylwestra.
2. Sprawdź w programie fakturowym, czy wystawia fakturę do paragonu z numerem paragonu i numerem unikatowym kasy i czy wysyła ją do KSeF. Jeśli nie, masz dwa miesiące na zmianę programu.
3. Przeszkol kasjerów: NIP przed zakończeniem sprzedaży, zawsze. Faktura do paragonu bez NIP kosztuje 100 proc. VAT.
4. Jeśli w 2026 r. korzystasz z limitu 10 000 zł, zaplanuj wejście do KSeF od 1 stycznia: logowanie, uprawnienia dla księgowej, test wysyłki faktury w grudniu.
5. Do 31 grudnia faktury z kasy wystawiaj jak dotąd, ale od 1 stycznia nie wystawiaj na kasie żadnej. Faktury z grudnia zostają na starych zasadach.

Stan na: 29.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną ani podatkową.