Kamery w sklepie i firmie przed świętami: cztery cele z Kodeksu pracy, 3 miesiące na nagrania, 2 tygodnie na informację i nowy obowiązek od stycznia. Czego UODO nie lubi i co mówią dane policji o kradzieżach

Kamery kupuje się w listopadzie

Policyjne dane, które w sierpniu opisała „Rzeczpospolita”, pokazują ciekawą zmianę. W pierwszym półroczu 2026 r. policja ujawniła 90,65 tys. drobnych kradzieży sklepowych, czyli wykroczeń do 800 zł. Rok wcześniej było ich 114,3 tys., więc spadek sięgnął 20,9 proc. Przestępstw, czyli kradzieży powyżej tej kwoty, było 17,5 tys. wobec 18,4 tys., a więc tylko o 4,9 proc. mniej. Łącznie policja ujawniła ok. 108 tys. zdarzeń. Komentujący te liczby Robert Biegaj z Shopfully zwracał uwagę, że poprawa dotyczy przede wszystkim drobniejszych przypadków, a sprawcy mogą celować w droższy towar.

To są zdarzenia ujawnione, a nie wszystkie, które się wydarzyły. Ponad 83 proc. wykroczeń odnotowano w dużych sklepach, co po części wynika z tego, że sieci mają ochronę i kamery, więc łapią więcej. W małym sklepie osiedlowym albo w warsztacie kradzież częściej kończy się brakiem na półce bez zgłoszenia. Dla porównania w pierwszym kwartale 2025 r. policja odnotowała 9,8 tys. drobnych kradzieży w mniejszych sklepach i 9,5 tys. na stacjach paliw, a najczęściej ginęły kosmetyki i chemia, żywność i alkohol.

Próg 800 zł z art. 119 Kodeksu wykroczeń obowiązuje od października 2023 r. Poniżej niego kradzież jest wykroczeniem zagrożonym aresztem, ograniczeniem wolności albo grzywną, a sąd może nakazać sprawcy zapłatę równowartości skradzionej rzeczy, jeśli szkoda nie została naprawiona. Żeby jednak ktokolwiek to orzekł, potrzebny jest dowód. Stąd kamery.

Cztery cele i lista miejsc zakazanych

Art. 22² Kodeksu pracy pozwala pracodawcy na monitoring, czyli środki techniczne rejestrujące obraz, na terenie zakładu i wokół niego, jeśli jest to niezbędne do jednego z czterech celów: bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie naraziłoby firmę na szkodę. Słowo „niezbędne” ma znaczenie. Kamera nad kasą i przy wejściu do magazynu mieści się w ochronie mienia. Kamera skierowana na biurko pracownika, żeby sprawdzać, czy nie przegląda telefonu, w żadnym z celów się nie mieści.

Ustawa wprost wyłącza pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki i palarnie. Wyjątek jest wąski: tylko gdy monitoring jest niezbędny do celu z ustawy i nie narusza godności, na przykład dzięki technice uniemożliwiającej rozpoznanie osób, a przy toaletach dodatkowo za uprzednią zgodą związku zawodowego albo przedstawicieli pracowników. W praktyce w małej firmie oznacza to prostą zasadę: zaplecze socjalne jest poza kadrem.

Trzy miesiące, dwa tygodnie, jeden dzień

Nagrania wolno wykorzystywać tylko do celów, dla których je zebrano, i przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Jeśli nagranie jest dowodem w postępowaniu albo dowiesz się, że może nim być, trzymasz je do prawomocnego zakończenia sprawy. Po tym czasie nagrania z wizerunkami ludzi trzeba zniszczyć. Rejestrator, który nadpisuje dysk co 30 dni, spełnia ten wymóg sam z siebie. Rejestrator z dyskiem na rok już nie.

Cele, zakres i sposób monitoringu ustala się w regulaminie pracy, a jeśli go nie masz, w obwieszczeniu. Regulamin pracy jest obowiązkowy od 50 pracowników, więc większość małych firm pisze obwieszczenie: jedna strona z opisem, gdzie są kamery, po co, kto ma dostęp do nagrań i jak długo są przechowywane. O wprowadzeniu monitoringu informujesz pracowników w sposób przyjęty w firmie nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem. Teren monitorowany oznaczasz widocznie i czytelnie, znakami albo ogłoszeniami dźwiękowymi, najpóźniej dzień przed włączeniem kamer.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje zmieniony § 8: każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy przekazujesz informacje o monitoringu w postaci papierowej lub elektronicznej. Wcześniej przepis mówił o formie pisemnej. To ważne właśnie teraz, gdy na święta zatrudniasz pomoc na dwa tygodnie: PDF wysłany na maila przed pierwszą zmianą wystarczy, ale musi być wysłany przed, a nie po.

Czego UODO nie lubi: atrapy, dźwięk i same piktogramy

Wskazówki Prezesa UODO dotyczące monitoringu wizyjnego, choć pochodzą z 2018 r., są nadal punktem odniesienia w kontrolach. Trzy rzeczy z nich warto zapamiętać. Po pierwsze, atrapy kamer: w ocenie urzędu ich stosowanie powinno być zakazane, bo wywołują poczucie ingerencji w prywatność i jednocześnie dają fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Po drugie, dźwięk: przepisy o monitoringu co do zasady nie pozwalają nagrywać dźwięku, takie uprawnienia mają tylko służby, a rejestracja fonii może zostać uznana za nadmiarowe przetwarzanie danych. Po trzecie, oznaczenie: naklejka z kamerką nie wystarczy, bo trzeba spełnić obowiązek informacyjny z RODO. Można to zrobić warstwowo: krótka tablica przy wejściu z nazwą firmy, celem i informacją, gdzie jest pełna klauzula, a pełna treść na recepcji, przy kasie albo na stronie.

Kodeks pracy reguluje kamery wobec pracowników. Klientów w sklepie dotyczy RODO, a tu polskie przepisy nie podają sztywnego okresu przechowywania. UODO radzi przyjmować możliwie krótki czas i traktować 3 miesiące z Kodeksu pracy jako górną granicę. Najprościej ustawić w rejestratorze jeden okres dla wszystkich kamer i trzymać się go.

Sprzęt i dostęp: kto ogląda nagrania

Kamera, która łapie Wi-Fi i wysyła obraz do aplikacji w telefonie, jest wygodna i tania, ale nagranie z Twojego sklepu staje się wtedy danymi, które gdzieś w chmurze leżą. Zapisz w obwieszczeniu i w swojej dokumentacji RODO, gdzie są przechowywane nagrania, kto ma hasło do rejestratora i do aplikacji oraz kto może nagranie skopiować i komu przekazać. Dostęp do podglądu na żywo i dostęp do archiwum to dwie różne rzeczy: sprzedawca na zmianie może potrzebować pierwszego, drugiego już nie.

Zmień domyślne hasło rejestratora, włącz aktualizacje oprogramowania i odetnij panel administracyjny od internetu, jeśli nie jest potrzebny. O tym, jak przejęte urządzenie w firmowej sieci kończy się zgłoszeniem do UODO w 72 godziny, pisaliśmy przy okazji zgubionego telefonu służbowego. Nagranie z kamery, do którego dostał się ktoś obcy, to ten sam rodzaj incydentu.

Co z tego dla Ciebie

1. Narysuj na kartce plan lokalu i zaznacz każdą kamerę. Przy każdej wpisz jeden z czterech celów z Kodeksu pracy. Kamera bez celu albo skierowana na zaplecze socjalne znika z planu.
2. Napisz obwieszczenie o monitoringu na jedną stronę: miejsca, cele, okres przechowywania (najwyżej 3 miesiące), kto ma dostęp. Wyślij je zespołowi co najmniej 2 tygodnie przed włączeniem kamer, a każdemu nowemu pracownikowi przed pierwszą zmianą, mailem albo na papierze.
3. Powieś przy wejściu tablicę z nazwą firmy, informacją o nagrywaniu obrazu, celu i miejscu, gdzie jest pełna klauzula RODO. Zrób to najpóźniej dzień przed startem kamer. Sama naklejka z kamerką nie załatwia sprawy.
4. Wejdź w ustawienia rejestratora: wyłącz nagrywanie dźwięku, ustaw nadpisywanie po 30 albo 60 dniach, zmień domyślne hasło i sprawdź, kto ma konto. Usuń atrapy kamer, jeśli je masz.
5. Ustal procedurę na wypadek kradzieży: kto zabezpiecza nagranie, jak je opisujesz (data, godzina, kamera) i że od tej chwili nie podlega ono automatycznemu kasowaniu aż do końca sprawy.

Stan na: 08.11.2026. Tekst nie jest poradą prawną.