Klient nie płaci? Odsetki 13,75 proc., 40 euro rekompensaty i wpis do BIG. Procedura dla małej firmy

Skala problemu: 45 mld zł i co szósta firma z długiem po terminie

Na koniec 2025 r. przeterminowane długi polskich firm przekroczyły 45 mld zł, a miało je ponad 309 tys. przedsiębiorstw. Tak wynika z danych BIG InfoMonitor i BIK. Średnia zaległość jednej firmy to 145 612 zł. Najwięcej zalegał handel (8,7 mld zł), potem przemysł i budownictwo. Najwyższy odsetek niesolidnych płatników był w transporcie: 8,6 proc., czyli mniej więcej co dwunasta firma.

W 2026 r. jest gorzej. Zaległości firm przemysłowych sięgnęły na koniec lipca 8,86 mld zł, o 17,7 proc. więcej niż rok wcześniej. Liczba dłużników prawie się nie zmieniła, za to średni dług jednej firmy urósł z ok. 284 tys. do 331 tys. zł. Budownictwo na koniec sierpnia miało 6,22 mld zł przeterminowanych zobowiązań, o 7 proc. więcej, i pierwszy raz od 2021 r. wzrósł tam odsetek firm z problemami: z 4,61 do 4,71 proc. W badaniu „Skaner MŚP” 83 proc. firm produkcyjnych przyznało, że ma klientów płacących po terminie, a 58 proc. oceniło, że to szkodzi ich finansom.

Wniosek z tych liczb jest prosty: opóźnienie nie jest wyjątkiem, więc firma potrzebuje procedury, a nie improwizacji. Poniżej cztery stopnie, od najłagodniejszego.

Stopień 1: odsetki, które liczą się same

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje Ci odsetki bez wezwania, od dnia wymagalności do dnia zapłaty, pod jednym warunkiem: wykonałeś swoją część umowy. Stawkę ogłasza Ministerstwo Finansów i Gospodarki dwa razy w roku: to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Stopa referencyjna wynosi od marca 3,75 proc., więc od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki handlowe to 13,75 proc. rocznie. Dla publicznych szpitali stawka jest niższa, 11,75 proc.

Ile to pieniędzy? Faktura na 20 000 zł zapłacona 30 dni po terminie daje ok. 226 zł odsetek. Przy 90 dniach spóźnienia to ok. 678 zł. Niewiele w skali roku, ale wystarczająco, by klient zrozumiał, że kredytowanie się u Ciebie kosztuje więcej niż w banku.

Ta sama ustawa pilnuje terminów w umowie. Między firmami termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Gdy płacić ma duży przedsiębiorca, a Ty jesteś mikro, małą lub średnią firmą, 60 dni to sztywna granica. Jeśli w umowie wpisano więcej, po 60 dniach odsetki i tak biegną. A przy terminie ponad 120 dni ustalonym z naruszeniem przepisu możesz umowę wypowiedzieć.

Stopień 2: 40, 70 albo 100 euro, o których wielu zapomina

Z chwilą, gdy nabywasz prawo do odsetek, nabywasz też prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Też bez wezwania. Kwota zależy od wartości faktury: 40 euro, gdy nie przekracza 5000 zł, 70 euro przy kwocie od 5000 do 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł w górę. Przeliczasz ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego tego miesiąca, który poprzedzał termin płatności faktury. Przy kursie z początku października (4,3770 zł) 40 euro to ok. 175 zł, a 100 euro ok. 438 zł. Jeśli odzyskanie pieniędzy kosztowało Cię więcej, na przykład zapłaciłeś firmie windykacyjnej, możesz żądać zwrotu uzasadnionych kosztów ponad tę kwotę.

W praktyce rekompensata działa najlepiej jako argument, a nie jako cel sam w sobie. Zapisz ją w regulaminie współpracy albo na fakturze, obok informacji o odsetkach. Klient, który wie, że każda spóźniona faktura kosztuje go dodatkowe 175 zł, częściej płaci w terminie. Czy ją realnie doliczyć, decydujesz sam: wobec stałego klienta, który spóźnił się raz, zwykle bardziej opłaca się ją darować i powiedzieć o tym wprost.

Stopień 3: rozmowa, a dopiero potem pismo

Większość opóźnień w małych firmach nie wynika ze złej woli, tylko z bałaganu: faktura utknęła w skrzynce, księgowa jest na urlopie, klient sam czeka na przelew od swojego klienta. Dlatego pierwszy krok to telefon, najlepiej dzień lub dwa po terminie, nie po miesiącu. Pytasz, czy faktura dotarła, kiedy będzie przelew, i zapisujesz odpowiedź. Jeśli pada konkretna data, odpisujesz mailem jednym zdaniem: „Zgodnie z rozmową przelew do piątku”. To nie jest biurokracja, tylko dowód na później.

Drugi krok, gdy data mija: krótkie pisemne przypomnienie z numerem faktury, kwotą, odsetkami i informacją o rekompensacie. Ton spokojny, bez gróźb. Jeśli klient ma kłopot z płynnością, zaproponuj harmonogram: dwie lub trzy raty z datami, na piśmie. Lepiej dostać pieniądze w trzech częściach niż czekać na całość, która nie przyjdzie. Z klientem, który nie odbiera telefonu i nie odpowiada na maile, przechodzisz do stopnia czwartego.

Stopień 4: wezwanie z ostrzeżeniem i wpis do BIG

Biuro informacji gospodarczej (BIG InfoMonitor, KRD, ERIF) to rejestr, do którego zaglądają banki, leasingodawcy i kontrahenci. Wpis tam boli, bo utrudnia dłużnikowi kredyt, leasing i nowe umowy. Prawo pozwala Ci wpisać dłużnika-firmę, gdy spełnisz łącznie trzy warunki: dług wynika z umowy w działalności gospodarczej, łączna wymagalna kwota to co najmniej 500 zł zaległa od co najmniej 30 dni, a od wysłania wezwania do zapłaty minął co najmniej miesiąc. W wezwaniu musi być ostrzeżenie, że zamierzasz przekazać dane do biura, wraz z jego nazwą i adresem. Wysyłasz je listem poleconym, doręczasz do rąk własnych albo mailem, jeśli umowa z klientem przewiduje taką formę. Dla dłużnika-konsumenta próg jest niższy: 200 zł i 30 dni.

Samo wezwanie z ostrzeżeniem często wystarcza. Dlatego wysyłaj je zawsze, nawet jeśli nie planujesz od razu wpisu. Jeśli po miesiącu dalej nie ma pieniędzy, wpis jest kwestią kilku kliknięć w serwisie biura. Dopiero potem zostają sąd, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze, i komornik. O tym, czy warto, decyduje kwota: przy kilku tysiącach złotych koszt i czas często przewyższają zysk. Zapytaj też księgową o ulgę na złe długi w podatkach, bo po określonym czasie część obciążeń od niezapłaconej faktury można odzyskać.

Jak nie czekać na przelew: faktoring i zaliczka

Coraz więcej firm nie czeka. Członkowie Polskiego Związku Faktorów wykupili w pierwszym półroczu 2026 r. faktury za 275,3 mld zł, o 11,7 proc. więcej niż rok wcześniej, od 28,4 tys. klientów. Przeciętna faktura przekazana do faktoringu to 17,7 tys. zł, czyli kwota typowa dla małej firmy, nie dla korporacji. Faktoring polega na tym, że po wystawieniu faktury dostajesz większość pieniędzy od razu, a faktor czeka na klienta za Ciebie. Kosztuje prowizję, ale zamienia niepewny termin na pewną gotówkę.

Tańsze narzędzia są jeszcze prostsze: zaliczka przy zamówieniu, krótszy termin dla nowych klientów (14 dni, a nie 60), limit kupiecki, powyżej którego nie wydajesz kolejnego towaru bez zapłaty za poprzedni, i sprawdzenie nowego kontrahenta w BIG albo w KRS przed pierwszą dużą dostawą. Każde z nich kosztuje mniej niż jedna niezapłacona faktura.

Co z tego dla Ciebie

1. Spisz procedurę na jednej kartce: dzień 1 po terminie telefon, dzień 7 pisemne przypomnienie z odsetkami, dzień 30 wezwanie z ostrzeżeniem o BIG, dzień 60 wpis. I trzymaj się jej wobec każdego klienta.
2. Dopisz do faktur i regulaminu informację o odsetkach 13,75 proc. i rekompensacie 40 euro. Większość klientów nie wie, że to im grozi, dopóki nie przeczyta.
3. Policz, ile masz dziś należności po terminie i od kiedy. Jeśli któraś faktura ma ponad 60 dni, dziś wyślij wezwanie listem poleconym.
4. Nowym klientom dawaj krótkie terminy i limit kupiecki. Długi termin to przywilej dla tych, którzy już udowodnili, że płacą.
5. Jeśli czekanie na przelewy regularnie blokuje Ci pensje albo ZUS, porównaj ofertę faktoringu z kosztem kredytu obrotowego. Policz koszt na jednej typowej fakturze, nie w procentach rocznych.

Stan na: 28.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną.