Sezon L4 po nowemu. Kiedy mała firma może sprawdzić zwolnienie i jak przyjąć pracownika po chorobie

Poniedziałek pod koniec października. W ośmioosobowym zespole dwie osoby piszą rano, że są chore, trzecia zostaje z dzieckiem z gorączką. Pierwsza myśl właściciela bywa nerwowa: czy oni na pewno chorują? Druga, ważniejsza: kto dziś zrobi ich robotę? Na obie da się odpowiedzieć spokojnie, zgodnie z przepisami i bez psucia relacji w zespole.

Jesień to sezon zwolnień, a psychika waży coraz więcej

Z raportu ZUS o absencji w 2025 r. wynika, że lekarze wystawili 27,5 mln zaświadczeń na 290,5 mln dni. Przeciętne L4 trwało 11 dni, a zwolnienie dostał statystycznie co drugi ubezpieczony w ZUS. Najwięcej zaświadczeń z powodu własnej choroby przypadło na styczeń (2,5 mln), luty i marzec (po 2,4 mln). Kolejny wysoki poziom przyszedł w październiku: 2,3 mln.

W pierwszym półroczu 2026 r. zwolnień było mniej: 14,1 mln, spadek o 2,7 proc. w skali roku. Dni nieobecności prawie nie ubyło: 147,7 mln, spadek o 0,3 proc. Przybyło za to zwolnień średniej długości. L4 na 11–30 dni stanowiły 29,3 proc. zaświadczeń, rok wcześniej 27,9 proc.

Zmienia się też to, na co chorujemy. Zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania dały w 2025 r. 34,1 mln dni absencji, o 12,4 proc. więcej niż rok wcześniej i o 68,7 proc. więcej niż w 2019 r. Takie zwolnienia są długie: 39,3 proc. z nich wystawiono na 21–30 dni. Absencja związana z trudnościami życiowymi, w tym z wypaleniem, urosła w ciągu roku o 38,8 proc. w dniach. ZUS sam pisze, że coraz częściej za nieobecnością stoją przeciążenie, brak równowagi między pracą a domem i złe relacje w pracy. W pierwszym półroczu 2026 r. psychika odpowiadała już za 14,8 proc. dni na L4.

Co zmieniło się 13 kwietnia

Nowe zasady wprowadziła ustawa z 18 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 26), podpisana przez Prezydenta 7 stycznia. Przepisy o kontroli zwolnień działają od 13 kwietnia. Kto na zwolnieniu pracuje zarobkowo albo robi coś, co utrudnia lub przedłuża leczenie, traci zasiłek za cały okres tego L4, a nie za jeden dzień.

Pracą zarobkową jest każda czynność, z której się zarabia: na etacie, na zleceniu albo we własnej firmie. Wyjątkiem są czynności incydentalne, czyli jednorazowe i wymuszone ważną sprawą. ZUS w swoim poradniku podaje przykłady: podpisanie dokumentu, gdy nikt inny nie ma upoważnienia, udział w pogrzebie bliskiej osoby, urzędowa sprawa, której nie da się przełożyć. Wolno też zwyczajnie żyć: pójść do lekarza, apteki, po zakupy, odprowadzić dziecko do przedszkola.

Najważniejsze zdanie dla pracodawcy brzmi tak: ważną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. Jeśli zadzwonisz do chorej księgowej z prośbą „tylko zrób ten przelew”, to nie jest wyjątek, tylko praca na L4. Ryzykuje przede wszystkim ona. Poradnik ZUS przypomina też, że adnotacja „chory może chodzić” nie oznacza zgody na pracę ani na wyjazd.

Kiedy możesz sprawdzić zwolnienie sam, a kiedy robi to ZUS

Liczy się to, kto płaci. Firma, która zgłasza do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób, sama wypłaca zasiłki i może kontrolować cały okres zwolnienia. Przy 20 osobach i mniej zasiłek wypłaca ZUS. Liczbę ubezpieczonych ustala się na cały rok według stanu na 30 listopada roku poprzedniego.

Każdy pracodawca płaci jednak wynagrodzenie chorobowe: 80 proc. pensji przez pierwsze 33 dni choroby w roku, a u pracownika, który skończył 50 lat, przez 14 dni. Za ten okres możesz zlecić kontrolę także w firmie trzyosobowej. Później kontroluje ZUS. Niezależnie od wielkości firmy możesz poprosić ZUS o kontrolę formalną, czyli sprawdzenie, czy samo zaświadczenie wystawiono zgodnie z przepisami.

Kontrolę przeprowadzasz Ty, zaufany pracownik albo firma zewnętrzna. Kontrolujący musi mieć imienne upoważnienie według wzoru z rozporządzenia ministra pracy z 8 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 503) i pokazać je na początku razem z legitymacją pracowniczą albo dowodem tożsamości. Kontrola może się odbyć w domu, w miejscu pobytu podanym na e-ZLA, w miejscu pracy, a wyjątkowo gdzie indziej. Kończy ją protokół w dwóch egzemplarzach. Pracownik ma 7 dni na zastrzeżenia, a rozpatruje je ZUS.

Ustawa mówi też, kiedy kontrolować: bez stałego grafiku, częściej w okresach, gdy choruje więcej osób. ZUS robi to na dużą skalę. W pierwszym półroczu 2026 r. przeprowadził w całym kraju 219,7 tys. kontroli. Efekt: 10,5 tys. wstrzymanych zasiłków, razem ponad 18,5 mln zł.

Czego robić nie wolno

Nie pytasz o diagnozę. Zaświadczenie trafia do Ciebie bez kodu choroby, a poradnik ZUS mówi jasno, że kontrolujący nie może żądać informacji o stanie zdrowia ani o przyczynie niezdolności do pracy. Pytanie „a co Ci właściwie jest?” w czasie kontroli jest nie na miejscu.

Kontrola ma być proporcjonalna. Szanuje prywatność chorego i jego domowników, nie może mu szkodzić ani przeszkadzać w leczeniu i trwa tyle, ile trzeba do ustaleń. Legitymować wolno tylko po to, żeby potwierdzić tożsamość. To, czego kontrolujący dowie się o prywatnym życiu chorego, musi zachować dla siebie.

Nieobecność w domu nie jest jeszcze dowodem. Pracownik mógł być na badaniu albo na rehabilitacji. ZUS zaleca wtedy ponowić kontrolę i poprosić o wyjaśnienie, a protokołu się nie sporządza, wystarczy notatka. Jeśli ktoś zmienił miejsce pobytu, ma 3 dni, żeby zawiadomić Ciebie i ZUS. Odmowa wyjaśnień oznacza natomiast, że zwolnienie uznaje się za wykorzystane niewłaściwie. Wątpliwości co do celu zwolnienia rozstrzyga ZUS, w razie potrzeby po zasięgnięciu opinii lekarza.

I wreszcie: nie przysyłasz zadań na L4. Ani maila „na szybko”, ani „rzuć okiem na ofertę”. Każda taka prośba wystawia pracownika na utratę pieniędzy, a Tobie odbiera argument, że firma szanuje zwolnienia.

Zastępstwa i powrót: tu wygrywa się więcej niż kontrolą

Kontrola odpowiada na pytanie „czy on naprawdę choruje?”. Firmie częściej brakuje odpowiedzi na pytanie „kto to zrobi?”. Poniższe propozycje to rady redakcji, nie wymogi przepisów. Zanim przyjdzie listopad, rozpisz najważniejsze obowiązki i przy każdym wpisz drugą osobę. Daj upoważnienia do podpisu, przelewów i odbioru przesyłek co najmniej dwóm osobom. Wtedy nikt nie musi podpisywać niczego z łóżka. Wspólne hasła trzymaj w menedżerze haseł, a nie w głowie jednej osoby.

Ustal też zasadę komunikacji. Osoba na L4 dostaje najwyżej krótką wiadomość, że jej sprawy są w dobrych rękach. Zespół wie, które zadania przejmuje, a które poczekają do powrotu.

Po dłuższej chorobie obowiązuje jeden twardy przepis. Jeśli niezdolność do pracy trwała ponad 30 dni, pracownik idzie na kontrolne badania lekarskie, na Twoje skierowanie i Twój koszt. Bez aktualnego orzeczenia nie możesz dopuścić go do pracy.

Rozmowa w pierwszym dniu powinna dotyczyć pracy, nie choroby. Co się działo w czasie nieobecności, co przejęli inni, od czego zacząć w tym tygodniu. Jeśli zwolnienia tej samej osoby się powtarzają, zapytaj o obciążenie i o atmosferę w zespole. Dane ZUS o przeciążeniu i wypaleniu pokazują, że czasem przyczyna leży w organizacji pracy.

Za dwa miesiące dojdzie jeszcze jedna zmiana. Od 1 stycznia 2027 r. osoba, która pracuje w dwóch miejscach, będzie mogła poprosić lekarza o zwolnienie tylko z jednego tytułu, jeśli rodzaj drugiej pracy pozwala ją wykonywać. Ustawa każe mu wtedy poinformować o tym zwolnieniu płatnika, który sam wypłaca zasiłki, czyli firmę zgłaszającą ponad 20 osób. Dla małej firmy to sygnał, żeby wiedzieć, kto w zespole ma drugi etat lub zlecenie, bo L4 może dotyczyć tylko jednego z tych miejsc.

Co z tego dla Ciebie

1. Sprawdź, ile osób zgłaszasz do ubezpieczenia chorobowego. Do 20 osób zasiłek płaci ZUS, a Ty kontrolujesz tylko okres wynagrodzenia chorobowego.
2. Przygotuj wzór upoważnienia z rozporządzenia i wskaż osobę, która w razie potrzeby przeprowadzi kontrolę taktownie i zachowa dyskrecję.
3. Do połowy listopada spisz zastępstwa i rozdaj upoważnienia do podpisu, żeby nikt nie musiał pracować na zwolnieniu.
4. Powiedz zespołowi wprost: na L4 nie wysyłamy zadań. To chroni pracownika przed utratą świadczenia, a firmę przed sporem.
5. Po powrocie porozmawiaj o pracy, nie o diagnozie. Po zwolnieniu dłuższym niż 30 dni najpierw skieruj pracownika na badania kontrolne.

Stan na: 27.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną.