Zatrudniasz kogoś z zagranicy? Jak zrobić to legalnie i po ludzku w małej firmie w 2026 r.

Wyobraź sobie Olgę z Mołdawii, która w poniedziałek ma zacząć pracę w Twojej piętnastoosobowej stolarni. Zanim dostanie klucz do szafki, musisz wiedzieć trzy rzeczy: na jakiej podstawie może u Ciebie pracować, czy urząd już to potwierdził i czy dostała umowę w języku, który rozumie. Każda z tych rzeczy ma w przepisach swój termin.

Najpierw ustal, którą drogą idziesz

Ścieżka zależy od obywatelstwa i dokumentu pobytowego kandydata. Ustawa z 20 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 621) daje swobodny dostęp do rynku pracy między innymi osobom z zezwoleniem na pobyt stały, rezydentom długoterminowym UE, osobom ze statusem uchodźcy lub ochroną uzupełniającą oraz korzystającym z ochrony czasowej. Takiej osoby nie zgłaszasz po zezwolenie, choć przy ochronie czasowej obowiązuje powiadomienie (o nim niżej).

Druga droga to oświadczenie o powierzeniu pracy. Od 1 grudnia 2025 r. mogą z niego korzystać obywatele czterech państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Gruzja wypadła z listy, a Gruzin z wcześniej wpisanym oświadczeniem pracuje do końca jego ważności. Oświadczenie obejmuje najwyżej 24 miesiące pracy, a start musi nastąpić w ciągu 6 miesięcy od złożenia. Starosta wpisuje je do ewidencji w 7 dni roboczych, a gdy sprawa wymaga wyjaśnień, w 30 dni. Opłata wynosi 400 zł.

Trzecia droga, dla wszystkich pozostałych, to zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę. Kosztuje 200 zł przy pracy do 3 miesięcy i 400 zł przy dłuższej. Zezwolenie wydaje się najwyżej na 3 lata, a najwyżej na rok, jeśli Twoja firma działa krócej niż rok albo praca nie przekracza połowy etatu. Od 22 sierpnia 2026 r. obywatele Wenezueli, Gruzji i Kolumbii nie mogą pracować na zezwoleniu w czasie pobytu w ruchu bezwizowym. Potrzebują innej podstawy pobytu.

Wszystko przez praca.gov.pl i bez testu rynku pracy

Wniosek złożony na papierze urząd pozostawi bez rozpoznania. To samo dotyczy odwołania. Formularze, załączniki i późniejsze powiadomienia wysyłasz przez portal praca.gov.pl, więc zanim zaczniesz, załóż konto i sprawdź, kto w firmie będzie je obsługiwał.

Zniknął za to obowiązek, który przez lata wydłużał całą procedurę. Urząd pracy nie musi już potwierdzać, że wśród zarejestrowanych bezrobotnych nie ma kandydata na Twoje stanowisko (to właśnie był test rynku pracy). Zamiast tego starosta może ustalić listę zawodów, w których powiat nie wydaje zezwoleń z powodu trudnej sytuacji na lokalnym rynku. Jeśli Twój zawód jest na tej liście w dniu złożenia wniosku, wojewoda odmówi. Sprawdź ją w swoim powiatowym urzędzie pracy, zanim cokolwiek obiecasz kandydatowi.

Zezwolenie dostaniesz tylko wtedy, gdy wynagrodzenie nie będzie niższe niż u Twoich pracowników na porównywalnym stanowisku ani niższe od płacy minimalnej, która w 2026 r. wynosi 4806 zł, a od stycznia 4950 zł. Wymiar pracy musi wynosić co najmniej ćwierć etatu.

Obywatele Ukrainy po końcu specustawy

5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa o wygaszeniu rozwiązań ze specustawy ukraińskiej (Dz.U. 2026 poz. 203). Powiadomienie o powierzeniu pracy przeniesiono do ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców i rozszerzono na wszystkie osoby z ochroną czasową, nie tylko z Ukrainy. Masz 7 dni od pierwszego dnia pracy, żeby powiadomić powiatowy urząd pracy przez system. Na ponowne powiadomienie masz 7 dni od zmiany, gdy zmienisz rodzaj umowy lub stanowisko albo obniżysz wymiar czy wynagrodzenie.

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że samo powiadomienie ma charakter informacyjny i jego brak nie czyni zatrudnienia nielegalnym. Jest jednak wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 3000 zł. Ustawa przewiduje też okres przejściowy: przez 3 lata od 5 marca 2026 r. tak samo traktuje się obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie, ale bez ochrony czasowej. Zaświadczenia o ochronie czasowej wydane przed tą datą zachowują ważność do 4 marca 2027 r., chyba że ich posiadacz dostanie PESEL ze statusem UKR.

Umowa, którą pracownik naprawdę rozumie

Tu formalności spotykają się z relacją. Ustawa wymaga umowy na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Jeśli umowa jest po polsku, a Twój nowy pracownik polskiego nie zna, przed podpisaniem dajesz mu pisemną wersję tej umowy w języku, który rozumie, i zachowujesz ją w aktach. Jeśli umowę spisujecie w języku obcym, w aktach musi leżeć tłumaczenie na polski zrobione przez tłumacza przysięgłego. Za brak zrozumiałej wersji grozi od 1000 zł do 3000 zł grzywny.

Do tego dochodzą trzy obowiązki, o których łatwo zapomnieć. Przed pierwszym dniem pracy prosisz o ważny dokument pobytowy i zachowujesz kopię na cały okres zatrudnienia. Umowę po polsku przesyłasz przez system do urzędu, który wydał zezwolenie albo wpisał oświadczenie, także przed startem. Na piśmie i w zrozumiałym języku informujesz pracownika, że może wstąpić do związku zawodowego. Przy oświadczeniu dochodzi jeszcze informacja dla starosty: w 7 dni od rozpoczęcia pracy, a jeśli ktoś pracy nie podjął, w 14 dni od planowanej daty startu.

Kary za poważniejsze błędy są wyższe. Nielegalne powierzenie pracy to grzywna od 3000 zł do 50 tys. zł, a żądanie od cudzoziemca pieniędzy za załatwienie zezwolenia to od 6000 zł do 50 tys. zł. Ponowne ukaranie za nielegalne zatrudnienie w ciągu 2 lat od pierwszej kary jest podstawą do odmowy kolejnych zezwoleń.

Pierwszy tydzień: wdrożenie zaczyna się od języka

Przepisy kończą się na umowie, a codzienność dopiero się zaczyna. Kilka pomysłów redakcji, które nie są wymogiem ustawy, ale w małej firmie robią różnicę. Wyznacz opiekuna z zespołu, najlepiej kogoś cierpliwego, kto przez pierwsze dwa tygodnie odpowiada na pytania bez ironii. Spisz krótki słowniczek: 30 słów, które w Twojej firmie padają codziennie, od nazw narzędzi po „przerwa” i „koniec zmiany”. Najważniejsze instrukcje stanowiskowe i zasady bezpieczeństwa daj także w wersji, którą nowa osoba przeczyta bez tłumacza w telefonie.

Pomyśl też o tym, jak informacja krąży w zespole. Jeśli grafik, zmiany godzin i uwagi do pracy przekazujecie głosowo na porannej odprawie, pracownik z zagranicy dowie się o nich jako ostatni. Grupowa wiadomość albo kartka na tablicy wyrównuje szanse. A gdy ktoś z dawnego zespołu żartuje z akcentu nowej koleżanki, reaguj od razu: to sygnał dla wszystkich, jakie zasady obowiązują u Ciebie.

Co z tego dla Ciebie

1. Sprawdź dokument pobytowy i obywatelstwo kandydata, zanim cokolwiek obiecasz. To one decydują, czy idziesz przez swobodny dostęp, powiadomienie, oświadczenie czy zezwolenie.
2. Załóż konto na praca.gov.pl i zapytaj w powiatowym urzędzie pracy o listę zawodów, w których starosta nie wydaje zezwoleń. Zaplanuj w budżecie 200–400 zł opłaty oraz ewentualne tłumaczenie umowy.
3. Wpisz do kalendarza terminy: umowa do urzędu przed startem, 7 dni na powiadomienie lub informację o podjęciu pracy, 14 dni na informację o niepodjęciu pracy.
4. Przygotuj umowę w wersji zrozumiałej dla pracownika i pisemną informację o prawie do związków zawodowych. Kopię dokumentu pobytowego trzymaj w aktach przez cały okres pracy.
5. Zaplanuj pierwszy tydzień: opiekun, słowniczek, instrukcje w zrozumiałym języku i jeden kanał informacji dla całego zespołu.

Stan na: 27.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną.