Pracownik przyniósł zaświadczenie z ZUS? Zlecenie i własna firma liczą się do stażu. Co przeliczyć w małej firmie przed 2027 r.

Skąd ta fala wniosków

Ustawa z 26 września 2025 r. zmieniła Kodeks pracy w jednym punkcie, ale dla wielu ludzi ważnym. Do tej pory staż pracy, od którego zależą urlop, okres wypowiedzenia czy odprawa, budowało się tylko etatem. Lata na zleceniu albo na własnej firmie nie liczyły się wcale. Ministra pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk podsumowała zmianę krótko: „Zlecenie to też praca”. I dodała, że własna firma również.

Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. stosują je wszyscy pozostali pracodawcy. Zainteresowanie jest duże: do 4 sierpnia ZUS przyjął niemal 819 tys. wniosków o zaświadczenia potwierdzające okresy pracy inne niż etat. ZUS rozpatrzył do tego czasu blisko 621 tys. wniosków i wydał ponad 1,4 mln zaświadczeń. Część z tych dokumentów ląduje właśnie na biurkach w małych firmach, często u właściciela, który sam prowadzi kadry.

Które okresy liczysz, a których nie

Nowy art. 302¹ Kodeksu pracy wymienia okresy, które wliczasz do okresu zatrudnienia. Po pierwsze, prowadzenie działalności gospodarczej i współpraca przy niej, za które opłacono składki emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Po drugie, umowa zlecenia i inne umowy o świadczenie usług, umowa agencyjna, współpraca przy nich oraz członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, pod warunkiem że osoba podlegała w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Po trzecie, okres ulgi na start, zawieszenie działalności na opiekę nad dzieckiem i udokumentowana praca zarobkowa za granicą na innej podstawie niż etat.

Umowy o dzieło w katalogu nie ma. Nie ma też osobnego przepisu dla zlecenia studenta do 26. roku życia, od którego nie było składek. ZUS odmawia w takich sprawach zaświadczenia, a ustawa pozwala wliczyć udokumentowany okres bez ubezpieczeń tylko wtedy, gdy zwolnienie wynikało z odrębnych przepisów. Gdy okresy nakładają się na siebie, na przykład etat i równoległe zlecenie, wliczasz ten korzystniejszy dla pracownika, nie oba.

Jest jeszcze jeden przepis, który w małej firmie znaczy najwięcej. Okresy z nowego katalogu wliczasz do stażu u siebie, jeśli w ich ramach pracownik wykonywał pracę na rzecz Twojej firmy. Czyli grafik, który przez trzy lata wystawiał Ci faktury z własnej działalności, a od wiosny jest na etacie, ma u Ciebie już ponad trzy lata stażu zakładowego. To wpływa na jego okres wypowiedzenia i odprawę.

Zaświadczenie z ZUS: jak wygląda i jak je sprawdzić

Okresy potwierdza zaświadczenie z ZUS. Pracownik składa wniosek USP wyłącznie elektronicznie, przez eZUS, i tam dostaje odpowiedź. Wniosek USP obejmuje okresy od 1 stycznia 1999 r., bo tylko te są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego. Za wcześniejsze lata trzeba złożyć wniosek US-7, a gdy okres zaczął się przed 1999 r. i trwał dalej, potrzebne są oba. ZUS podaje, że najczęstszy błąd to właśnie wniosek USP o lata sprzed 1999 r., który kończy się decyzją odmowną.

Nie musisz wierzyć wydrukowi na słowo. ZUS uruchomił na zus.pl usługę potwierdzania autentyczności zaświadczeń wydanych na wniosek USP: wchodzisz w kafelek „Wyszukiwarki i usługi”, dodajesz plik od pracownika i dostajesz wynik. Dokumenty z eZUS nie mają odręcznego podpisu, co bywa źródłem nieporozumień w kadrach, dlatego weryfikacja online jest najprostszym sposobem, żeby zamknąć temat.

Gdy ZUS odmawia, bo na koncie brakuje zgłoszenia albo w dokumentach są błędy, pracownik może wystąpić o postępowanie wyjaśniające i przedstawić własne dokumenty. Jedno warto powiedzieć zespołowi wprost: nowy staż nie podnosi emerytury. Staż pracy z Kodeksu pracy to co innego niż staż ubezpieczeniowy w ZUS.

Urlop, wypowiedzenie, odprawa: co się przelicza

Najbardziej odczuwalna zmiana to urlop. Kodeks pracy daje 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni od 10 lat, a do stażu urlopowego wlicza się także lata nauki. Pracownik, który miał 7 lat etatu i szkołę średnią, a przyniósł zaświadczenie o 3 latach składkowego zlecenia, przekracza próg. Jeśli nabył prawo do wyższego wymiaru w trakcie roku, dostaje urlop uzupełniający już w tym roku, a nie od stycznia.

Okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy: dwa tygodnie do pół roku, miesiąc od pół roku i trzy miesiące od trzech lat. Tu działa opisany wyżej przepis o pracy na rzecz tej samej firmy. Wypowiedzenia, które biegły 1 maja 2026 r., nowe okresy nie wydłużają. Odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych dotyczy pracodawców od 20 pracowników i wynosi jedną, dwie albo trzy pensje według stażu w firmie, więc w większości mikrofirm ten punkt nie zadziała, ale w firmie z 25 osobami już tak.

Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe to osobna sprawa. Ustawa ich nie wprowadza, więc jeśli masz je w regulaminie, sprawdź, jak zdefiniowałeś tam staż. Jeśli regulamin odsyła do Kodeksu pracy, nowe okresy wejdą do podstawy automatycznie.

Terminy, których lepiej nie przegapić

Dla osób zatrudnionych u Ciebie 1 maja 2026 r. ustawa daje 24 miesiące na udokumentowanie okresów, czyli do 30 kwietnia 2028 r. Okresów przyniesionych później nie wliczasz. Dla nowo przyjmowanych pracowników terminu nie ma, dokumenty składają przy zatrudnieniu albo później. Uprawnienia z nowych okresów przysługują od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od 1 maja 2026 r. Nie wyrównujesz więc urlopu za 2024 czy 2025 r.

Praktyczny punkt kontrolny to przełom roku, gdy ustalasz wymiar urlopu na 2027 r. Jeśli zaświadczenia leżą w teczkach, ale nikt ich nie przeliczył, plan urlopów od stycznia będzie zaniżony o sześć dni na osobę. Lepiej zrobić to w listopadzie, razem z wnioskami o zaległe urlopy.

Co z tego dla Ciebie

1. Zrób listę osób zatrudnionych 1 maja 2026 r. i zapytaj każdą, czy ma za sobą zlecenie, działalność albo pracę za granicą. Kto ma, niech złoży wniosek USP w eZUS, a za lata sprzed 1999 r. US-7.
2. Każde zaświadczenie sprawdź w usłudze weryfikacji na zus.pl i zapisz wynik w aktach osobowych razem z datą wpływu, bo termin 24 miesięcy liczysz od 1 maja 2026 r.
3. Przelicz staż urlopowy i wypisz, kto przekroczył 10 lat. Tym osobom ustal urlop uzupełniający na ten rok i 26 dni na 2027 r.
4. Sprawdź, kto z zespołu pracował dla Twojej firmy wcześniej na zleceniu lub B2B, i zaktualizuj im staż zakładowy, bo od niego zależą wypowiedzenie i odprawa.
5. Otwórz regulamin wynagradzania: jeśli masz dodatek stażowy albo nagrodę jubileuszową, zdecyduj, jaki staż ma być podstawą, i zapisz to jasno.

Stan na: 28.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną.