Branża HoReCa 2026: Jak przetrwać rok zmian?
Branża turystyczno-gastronomiczna wkracza w drugą połowę dekady z bagażem rewolucyjnych zmian. Od 1 kwietnia 2026 roku e-faktura staje się codziennością, a rekordowe koszty pracy i dramatyczny brak personelu zmuszają przedsiębiorców do walki o każdy procent marży. Sprawdzamy, jak w tym krajobrazie odnajdują się polscy restauratorzy i hotelarze.
Rekordowa liczba lokali przy miliardowym długu. Wielki test rentowności
Polski sektor HoReCa przekroczył historyczną barierę 100 tysięcy placówek gastronomicznych. Choć restauracje pękają w szwach, a Polacy wydają na jedzenie poza domem więcej niż kiedykolwiek, branża staje przed „ścianą” kosztową. Od 1 kwietnia cyfrowa rewolucja KSeF, rosnące koszty pracy i deficyt 150 tysięcy pracowników sprawdzą, kto realnie zarabia, a kto jedynie generuje obrót.
Rynek w liczbach: Gastronomia bije rekordy
Na początku 2026 roku polska mapa gastronomiczna wygląda imponująco. Według najnowszych danych, liczba aktywnych punktów przekroczyła 101,5 tysiąca. Dominują w niej punkty typu fast food i kawiarnie (39,4%), ale najszybciej rosnącym segmentem są stołówki (+14,7% r/r), co pokazuje powrót pracowników do biur i poszukiwanie przez nich tańszych alternatyw dla klasycznych restauracji.
W hotelarstwie sytuacja jest bardziej stabilna – przy ok. 2 583 skategoryzowanych obiektach, rynek stawia na jakość i profesjonalizację. Wartość usług hotelarskich szacuje się na blisko 7,8 mld zł, jednak hotele, podobnie jak restauracje, borykają się z rentownością.
Paradoks pełnych sal i pustych kont
Mimo rekordowej liczby lokali, branża niesie ze sobą potężny bagaż finansowy. Łączne zadłużenie sektora przekroczyło 2 miliardy złotych. Średnie zaległości na jedną zadłużoną firmę to ponad 152 tysiące złotych.
— Pracujemy na minimalnych marżach. Każdy błąd w rozliczeniu VAT czy niedopatrzenie w kadrach może dziś decydować o być albo nie być lokalu — ostrzega Andrzej Nowak, doradca podatkowy i prezes KPAN.
Krajobraz po bitwie: Goście są, ale nie ma ich kto obsłużyć
Sytuacja branży w marcu 2026 roku jest pełna kontrastów. Choć Polacy chętnie jadają poza domem, sektor zmaga się z długiem przekraczającym 2 miliardy złotych. Jednak to nie brak klientów, a brak rąk do pracy stał się głównym hamulcem rozwoju. Szacuje się, że w skali kraju brakuje obecnie ponad 150 tysięcy pracowników – od wykwalifikowanych szefów kuchni, po personel sprzątający.
— Restauracje skracają godziny otwarcia lub zamykają się w wybrane dni tygodnia nie dlatego, że nie mają gości, ale dlatego, że nie ma kto wyjść na zmianę — zauważają eksperci rynkowi. Ta luka kadrowa wymusza gwałtowny wzrost stawek, co przy kolejnych podwyżkach płacy minimalnej sprawia, że koszty pracy stanowią już często ponad 40-45% obrotu netto.
Kadrowy „tor przeszkód”: Cudzoziemcy i skomplikowane rozliczenia
Ratunkiem dla wielu firm jest zatrudnianie obcokrajowców, co jednak wiąże się z ogromnym ryzykiem prawnym i podatkowym.
— Zatrudnianie pracowników z Azji czy Ameryki Łacińskiej to dziś konieczność, ale i wyzwanie dla działów kadr — mówi Andrzej Nowak, doradca podatkowy i prezes KPAN.
— Błędy w rozliczaniu rezydencji podatkowej, nieprawidłowe stosowanie umów zlecenie zamiast o pracę, czy brak aktualnych zezwoleń to najprostsza droga do dotkliwych kar z PIP i Straży Granicznej. Fiskus bardzo wnikliwie sprawdza, czy „optymalizacja” kosztów zatrudnienia nie odbywa się kosztem Skarbu Państwa.
KSeF – Koniec ery papierowych faktur
Kolejnym wyzwaniem jest pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 kwietnia każda transakcja B2B musi przejść przez rządowy serwer w czasie rzeczywistym.
— Wdrożenie KSeF w gastronomii to nie tylko zmiana techniczna, to zmiana filozofii obsługi — podkreśla Andrzej Nowak. — Błąd w numerze NIP, który kiedyś poprawiało się „od ręki”, dziś wymaga oficjalnej e-korekty. Przy obecnej rotacji personelu, nauczenie każdego nowego kelnera obsługi e-faktur staje się krytycznym punktem operacyjnym.
Labirynt stawek VAT i „podatek od energii”
Rok 2026 przyniósł uporządkowanie, ale i podwyżki w stawkach VAT, szczególnie w obszarze napojów.
Produkt / Usługa | Stawka VAT 2026 | Uwagi |
Usługa gastronomiczna | 8% | Spożycie na miejscu, pełna obsługa. |
Dania na wynos (gotowe) | 5% | Kluczowa jest karta produktu i brak cech usługi. |
Napoje energetyzujące | 23% | Podwyżka w ramach polityki prozdrowotnej. |
Wody i soki 100% | 5% | Bez zmian, o ile brak dodatków słodzących. |
Andrzej Nowak ostrzega przed bagatelizowaniem różnic:
— Fiskus coraz częściej sprawdza, czy sprzedaż „na wynos” faktycznie nie zawierała elementów usługi (np. dostępu do toalety czy WiFi). Różnica 3 punktów procentowych przy dużej skali obrotów to realne zagrożenie dla stabilności firmy.
Napiwki i „Service Fee” pod lupą
Do problemów z personelem dochodzi kwestia napiwków. Systemy bezgotówkowe sprawiły, że większość „extra” pieniędzy przechodzi przez konto restauracji.
— Wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę tzw. opłaty serwisowej (service fee) — zauważa prezes KPAN. — Jeśli doliczamy ją automatycznie do rachunku, podlega ona opodatkowaniu VAT 8%. Z kolei napiwek dobrowolny przekazany kartą musi przejść przez listę płac jako przychód pracownika. To dodatkowe obciążenie administracyjne w czasie, gdy kadry i tak są przeciążone.
Ratunek w technologii i KPO
Światełkiem w tunelu są środki z Krajowego Planu Odbudowy (KPO). Programy wsparcia dla HoReCa pozwoliły wielu firmom zainwestować w automatyzację, która ma łatać braki kadrowe. Roboty kelnerskie, kioski do zamawiania i zaawansowane systemy KDS (Kitchen Display System) to już nie ciekawostki, a konieczność.
Podsumowanie: Czy branża udźwignie koszty?
Rok 2026 to czas „wielkiego sprawdzam”. Przy tak dużym nasyceniu rynku i wysokich kosztach stałych, wygrają ci, którzy postawią na technologię – od robotów kelnerskich łatających dziury kadrowe, po zautomatyzowaną księgowość cyfrową. Jak podsumowuje prezes KPAN: — Era rzemieślniczego zarządzania „z tyłu głowy” się skończyła. Dzisiejsza HoReCa to matematyka, technologia i precyzja podatkowa.
Autor: Patrycja Gadomska – redakcja WB w rozmowie z Andrzejem Nowakiem- doradcą podatkowym, prezesem KPAN.
Andrzej Nowak – doradca podatkowy
Właściciel Kancelarii Podatkowej KPAN oraz uznany doradca podatkowy z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży księgowej i podatkowej. Od lat doradza przedsiębiorcom w zakresie optymalizacji podatkowej, wyboru formy prowadzenia działalności oraz bezpiecznego rozwoju firm w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
W swojej praktyce współpracuje również z przedsiębiorcami z branży HoReCa – restauratorami, hotelarzami i właścicielami obiektów turystycznych – pomagając im w optymalizacji kosztów, dostosowaniu biznesu do nowych regulacji podatkowych oraz budowaniu stabilnych modeli prowadzenia działalności w warunkach rosnącej presji kosztowej i regulacyjnej. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu łączy wiedzę podatkową z praktycznym spojrzeniem na realne problemy przedsiębiorców.