Jawność wynagrodzeń w małej firmie. Co już obowiązuje, co jeszcze wejdzie i jak rozmawiać z zespołem

Wyobraź sobie wtorek w biurze rachunkowym na osiem osób. Wisi nowe ogłoszenie: „młodsza księgowa lub młodszy księgowy, 5800–6500 zł brutto”. Pani, która pracuje u Ciebie od sześciu lat na podobnym stanowisku, czyta je w telefonie i robi rachunek w pamięci. Do południa wie już cały zespół. Jawność płac nie zaczyna się od ustawy. Zaczyna się od pierwszego porównania, na które nie masz przygotowanej odpowiedzi.

Co obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 4 czerwca 2025 r. dodała art. 18[3ca]. Osoba, która ubiega się o pracę, dostaje od pracodawcy informację o wynagrodzeniu: kwotę początkową albo przedział. Ma on wynikać z obiektywnych kryteriów, neutralnych także pod względem płci. Jeśli w firmie działa regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy, kandydat dostaje też jego odpowiednie zapisy.

Wbrew temu, co często słychać, ustawa nie nakazuje drukować widełek w każdym ogłoszeniu. Wskazuje trzy momenty: ogłoszenie o naborze, czas przed rozmową kwalifikacyjną (gdy ogłoszenia nie było albo nie było w nim kwot) i ostatecznie czas przed nawiązaniem stosunku pracy. Informacja ma trafić do kandydata na papierze lub elektronicznie i na tyle wcześnie, żeby mógł się z nią zapoznać i świadomie negocjować.

Druga zmiana dotyczy art. 22[1]. Pracodawca może żądać danych o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale bez informacji o wynagrodzeniu w obecnej i w poprzednich pracach. Pytanie „ile pan teraz zarabia?” znika więc z rozmowy rekrutacyjnej. Do tego ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a cała rekrutacja wolna od dyskryminacji. Progów zatrudnienia nie ma: przepisy dotyczą każdego, kto zatrudnia na umowę o pracę.

Dyrektywa: termin minął, ustawy wciąż nie ma

Przepisy rekrutacyjne to tylko pierwszy kawałek unijnej dyrektywy 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń. Państwa członkowskie miały wprowadzić całość do 7 czerwca 2026 r. Polska ma na razie projekt Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn.

Według Rządowego Centrum Legislacji projekt jest otwarty, a ostatnie zmiany na etapie uzgodnień i konsultacji pochodzą z 4 maja 2026 r. Etapy komitetów, Rady Ministrów i skierowania do Sejmu są puste. W wykazie prac rządu przyjęcie zaplanowano na IV kwartał 2026 r. Na liście druków sejmowych (ostatni z 23 października) projektu nie ma. Sam projekt przewiduje, że ustawa zacznie obowiązywać 6 miesięcy po ogłoszeniu. Wszystko, co niżej, to więc zapowiedź, która może się jeszcze zmienić.

Co projekt oznacza dla firmy do 50 osób

Najważniejsza informacja dla małej firmy: projekt nie ma progu dla podstawowych obowiązków. Każdy pracodawca ma ocenić wartość pracy na stanowiskach według kryteriów z Kodeksu pracy (w dyrektywie to umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy) i spisać czynniki, od których zależą pensje, ich poziomy i podwyżki. Wśród czynników wzrostu projekt wymienia rozwój umiejętności, indywidualne osiągnięcia i staż.

Firma poniżej 50 pracowników dostaje jedno ułatwienie. Czynniki podwyżek pokazuje dopiero na wniosek pracownika, a nie z góry. Uzasadnienie projektu podkreśla, że to zwolnienie z łatwego dostępu, a nie z obowiązku posiadania takich zasad.

Każdy pracownik, bez względu na wielkość firmy, będzie mógł też poprosić o informację o swoim poziomie wynagrodzenia oraz o średnich zarobkach kobiet i mężczyzn, którzy wykonują tę samą pracę albo pracę o tej samej wartości. Projekt daje pracodawcy na odpowiedź najwyżej 30 dni, a raz w roku pracodawca ma przypominać ludziom o tym prawie. Zapisy w umowach, które zabraniają mówić o własnej pensji, będą nieważne.

Za brak oceny stanowisk, brak spisanych czynników albo brak odpowiedzi na wniosek projekt przewiduje grzywnę od 2000 do 60 000 zł. W sporze o dyskryminację płacową pracodawca, który zaniedbał obowiązki przejrzystości, także te rekrutacyjne z art. 18[3ca], będzie musiał sam udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami. Sprawozdania o luce płacowej obejmą firmy od 100 pracowników, mniejsze mogą je złożyć dobrowolnie.

Gdy w zespole zaczną się porównania

W firmie na dziesięć osób średnia dla dwóch księgowych to w praktyce pensja konkretnej koleżanki. Projekt to przewiduje: jeśli odpowiedź ujawniłaby zarobki możliwej do zidentyfikowania osoby, pracodawca nie podaje jej pracownikowi. Informuje go za to, że dane może otrzymać organ do spraw równości albo związek zawodowy. Może też zobowiązać osobę, która poznała średnie, żeby nie używała ich do innych celów niż dochodzenie równego traktowania.

Przepisy nie zabronią jednak ludziom rozmawiać przy kawie. Dlatego prawdziwa ochrona małej firmy to nie tajemnica, tylko wytłumaczalność. Projekt mówi wprost, że różne pensje na tym samym stanowisku są dopuszczalne, jeśli wynikają z obiektywnych czynników, takich jak osiągnięcia i kompetencje. Problemem nie jest więc to, że ktoś zarabia więcej. Problemem jest różnica, której nie potrafisz wyjaśnić jednym zdaniem.

Rada redakcji: nie zaczynaj rozmowy od pytania „a skąd pani to wie?”. Zacznij od zasad. Pokaż, z czego składa się wynagrodzenie na danym stanowisku, co trzeba osiągnąć, żeby przejść wyżej, i kiedy wrócicie do rozmowy. Jeśli różnica nie ma uzasadnienia, powiedz to uczciwie i podaj termin korekty. To rada, nie wymóg ustawy, ale tańsza niż odejście dobrej osoby i późniejszy spór.

Co z tego dla Ciebie

1. Sprawdź swoje rekrutacje. Każdy kandydat na umowę o pracę ma dostać kwotę albo widełki przed rozmową lub najpóźniej przed podpisaniem umowy. Usuń z formularzy i scenariuszy rozmów pytanie o obecną i poprzednią pensję.
2. Zrób prostą tabelę stanowisk. Dla każdego stanowiska wpisz, czego wymaga (umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy), jaki jest przedział płacy i od czego zależy miejsce w przedziale. Jedna strona wystarczy na start.
3. Porównaj osoby na podobnych stanowiskach. Przy każdej różnicy zapisz jej powód. Jeśli powodu nie ma, zaplanuj wyrównanie, zanim zrobi to za Ciebie spór albo wniosek pracownika.
4. Przejrzyj umowy pod kątem klauzul o poufności wynagrodzenia. Według projektu takie zapisy będą nieważne, więc lepiej nie budować na nich zaufania w zespole.
5. Śledź projekt UC127 w Rządowym Centrum Legislacji. Po uchwaleniu będziesz mieć pół roku na przygotowanie, a PIP ma szkolić firmy poniżej 250 pracowników.

Stan na: 27.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną.