Koniec papierowego CEIDG od 1 listopada. Co się zmienia, nawet jeśli firmę już masz

Co dokładnie znika 1 listopada

Przez lata droga do własnej firmy wyglądała tak samo: wydruk formularza CEIDG-1, wizyta w dowolnym urzędzie gminy, urzędnik sprawdzał dowód i wklepywał dane do systemu. Ustawa z 13 marca 2026 r., ogłoszona w Dzienniku Ustaw 13 kwietnia, zamyka tę ścieżkę. Od 1 listopada wniosek o wpis z informacją o podjęciu działalności składa się wyłącznie przez formularz elektroniczny, a system CEIDG wysyła na podany adres e-mail urzędowe poświadczenie odbioru.

Ustawa nie zostawia furtki. Papierowy wniosek o nową firmę złożony w gminie albo wysłany pocztą po 31 października 2026 r. pozostawia się bez rozpoznania. Wniosek złożony na papierze do 31 października, który urząd nie zdążył jeszcze wpisać, zostanie rozpatrzony według nowych zasad. Jedyny wyjątek to firma zakładana przez osobę niepełnoletnią: jej wniosek, ze wskazanym przedstawicielem ustawowym, do 31 października 2028 r. składa się tylko po staremu, w urzędzie.

Z danych Ministerstwa Rozwoju i Technologii wynika, że większość przyszłych przedsiębiorców i tak nie chodzi już do gminy. W 2014 r. przez internet trafiało do CEIDG 4 proc. wniosków o założenie firmy, w 2019 r. 21 proc., a w 2024 r. już 66 proc. Przy zmianie wpisu odsetek ten sięgnął 76 proc. Sam serwis Biznes.gov.pl ma dziś według resortu 1,8 mln użytkowników, dziesięć lat temu miał ich 310 tys., a co miesiąc wpływa przez niego 250 tys. wniosków. Zostaje więc mniejszość, która papier wybierała świadomie. Od listopada ta mniejszość musi mieć profil zaufany albo e-dowód.

Trzy drogi do nowego wpisu

Pierwsza i najszersza droga to serwis Biznes.gov.pl. Logujesz się profilem zaufanym albo e-dowodem, wypełniasz pełny formularz, a wniosek jest jednocześnie wnioskiem o NIP i trafia do urzędu skarbowego, ZUS lub KRUS i GUS. Druga droga to bankowość elektroniczna wybranych banków, które od dawna pośredniczą w składaniu wniosków do CEIDG. Trzecia, najnowsza, to aplikacja mObywatel.

Usługa Firma w mObywatelu działa od 23 kwietnia 2026 r. Wcześniej pozwalała pobrać zaświadczenie o wpisie do CEIDG i skopiować dane do faktury. Teraz prowadzi przez formularz CEIDG-1 krok po kroku, część danych pobiera z rejestrów państwowych, a Ty wskazujesz adres działalności, kody PKD, ubezpieczyciela i urząd skarbowy. Po drodze zakładasz firmową skrzynkę do e-Doręczeń albo dodajesz adres, który już masz. Wniosek podpisujesz profilem zaufanym i wysyłasz z telefonu. Minister finansów i gospodarki Andrzej Domański nazwał aplikację mobilnym asystentem przedsiębiorcy.

Asystent ma jednak wyraźne granice. Z usługi skorzysta tylko pełnoletni obywatel Polski, który zakłada firmę po raz pierwszy, nie złożył wcześniej wniosku w innej formie, dodał mDowód jako dokument główny i ma aktywny profil zaufany. W aplikacji rejestrujesz samą działalność. Zgłoszenie siebie lub pracowników do ZUS oraz rejestrację do VAT załatwiasz osobno, na Biznes.gov.pl albo w urzędzie. Aktualizacja danych, korekta wniosku czy zawieszenie też zostają na razie w serwisie, choć Ministerstwo Rozwoju i Technologii zapowiada, że docelowo trafią do aplikacji.

Papier zostaje na dwa lata, ale nie dla wszystkich

Listopadowa zmiana dotyczy wyłącznie nowych wpisów. Pozostałe pięć rodzajów wniosków, czyli zmiana wpisu, zawieszenie, wznowienie, informacja o niepodjęciu działalności i wykreślenie, można składać w gminie na papierze jeszcze do 31 października 2028 r. Od 1 listopada 2028 r. także one przechodzą wyłącznie do internetu, a papier złożony po tej dacie podzieli los dzisiejszych wniosków o nową firmę.

Tego samego dnia ruszy drugi etap reformy: jedno okienko dla spółek cywilnych. Dziś wspólnicy rejestrują spółkę osobno w urzędzie skarbowym, GUS i ZUS lub KRUS. Od listopada 2028 r. informację o spółce cywilnej, w której wspólnikiem jest przedsiębiorca z CEIDG, zgłosi się jednym wnioskiem w systemie CEIDG, a urzędy same wymienią się danymi. Według uzasadnienia projektu takie spółki to około 90 proc. wszystkich spółek cywilnych w Polsce.

Jest jeszcze jedna zmiana od 1 listopada 2026 r., ważna dla firm zakładanych przez cudzoziemców. Osoba zagraniczna składająca wniosek o wpis do CEIDG musi mieć numer PESEL, a jeśli go nie dostała, unijny identyfikator do identyfikacji transgranicznej. Wpisy bez takiego numeru trzeba uzupełnić do 1 czerwca 2030 r., inaczej CEIDG je wykreśli.

E-Doręczenia: obowiązek, który już obowiązuje

Jeśli masz firmę w CEIDG od lat i myślisz, że listopadowa zmiana Cię nie dotyczy, sprawdź jedną rzecz. Od 1 października 2026 r. aktywny adres do e-Doręczeń, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ma mieć każdy przedsiębiorca, którego wpis do CEIDG powstał przed 2025 r. Firmy rejestrowane od 2025 r. dostają taki adres przy wpisie, a te starsze, które po 30 czerwca 2025 r. zmieniały cokolwiek we wpisie, musiały podać dane do adresu przy tej zmianie. Zostaje grupa, która przez półtora roku nie dotykała swojego wpisu, i to do niej adresowany jest wrześniowy komunikat Ministerstwa Cyfryzacji.

Założenie adresu jest bezpłatne i w całości online. Składasz wniosek przez e-usługę na Biznes.gov.pl, podpisujesz go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo osobistym, a potem aktywujesz skrzynkę według instrukcji z e-maila: logujesz się do Konta Przedsiębiorcy, podajesz adres do powiadomień i potwierdzasz aktywację. Dopiero po tym kroku adres trafia do Bazy Adresów Elektronicznych i urzędy zaczynają na niego pisać. Możesz wyznaczyć administratora skrzynki, na przykład osobę z biura rachunkowego. Adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy prowadzący firmę w CEIDG potrzebuje osobnego adresu związanego z zawodem.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje kary za brak adresu, na co zwracają uwagę prawnicy cytowani przez Prawo.pl i Dziennik Gazetę Prawną. Nacisk działa inaczej. Każda aktualizacja wpisu w CEIDG, choćby zmiana adresu albo dopisanie kodu PKD, wymaga podania danych do e-Doręczeń, więc prędzej czy później skrzynkę założysz. A gdy już ją masz, zaczyna działać fikcja doręczenia. Zgodnie z art. 41 i 42 ustawy korespondencję od urzędu, której nie odbierzesz w ciągu 14 dni od wpłynięcia, uznaje się za doręczoną następnego dnia po upływie tego terminu. Wezwanie, decyzja czy termin na odwołanie biegną wtedy tak, jakbyś pismo przeczytał.

Co z tego dla Ciebie

1. Zakładasz firmę w listopadzie albo później? Załóż profil zaufany już teraz. Bez niego ani Biznes.gov.pl, ani mObywatel nie przyjmą wniosku, a w urzędzie gminy nikt go już nie wpisze.
2. Planujesz start w ostatnich dniach października na papierze? Pamiętaj, że liczy się data złożenia w gminie albo nadania przesyłki rejestrowanej. Wniosek wysłany 2 listopada zostanie bez rozpoznania.
3. Masz firmę sprzed 2025 r.? Wejdź do wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl i sprawdź, czy przy Twoim wpisie widnieje adres do e-Doręczeń. Jeśli nie, złóż wniosek i aktywuj skrzynkę, bo samo utworzenie adresu nie wystarczy.
4. Ustal w firmie, kto zagląda do skrzynki e-Doręczeń i jak często. Ustaw powiadomienia na e-mail i wpisz obowiązek do zakresu zadań osoby, która pilnuje też poczty i faktur. Czternaście dni mija szybciej niż urlop.
5. Prowadzisz spółkę cywilną albo planujesz ją założyć? Do listopada 2028 r. nic się nie zmienia, ale warto już uporządkować wpisy wspólników w CEIDG, bo to przez nie spółka wejdzie do jednego okienka.

Stan na: 22.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną ani podatkową.