Ile naprawdę kosztuje kilometr busa i jak policzyć dopłatę paliwową, którą klient sprawdzi sam

Skąd te wahania cen

Od 3 października działa trzecia w tym roku odsłona programu Ceny Paliwa Niżej. Obejmuje VAT na benzynę i olej napędowy obniżony z 23 do 8 proc., obniżoną akcyzę na olej napędowy (880 zł za 1000 litrów) i ceny maksymalne na stacjach, ogłaszane codziennie przez Ministra Energii w Monitorze Polskim. Wszystko ma obowiązywać do 31 grudnia 2026 r.

Limit dla oleju napędowego w październiku wahał się od 7,74 zł (8 października) do 8,06 zł za litr (10–12 października). Na 14 października wynosi 7,98 zł z VAT, czyli 7,39 zł netto. Dla porównania: we wrześniu cen maksymalnych nie było, a paliwa w inflacji GUS były o 36,1 proc. droższe niż rok wcześniej.

Krok 1. Policz paliwo na kilometrze

Weź faktury za paliwo z ostatnich trzech miesięcy i stan licznika. Koszt paliwa na kilometr to: litry ÷ przejechane kilometry × cena litra. Nie używaj spalania z katalogu. Prawdziwe spalanie busa z ładunkiem w mieście bywa wyraźnie wyższe.

Przykład dla ilustracji: bus spalający 9 litrów na 100 km przy cenie 7,39 zł netto kosztuje w samym paliwie około 0,67 zł netto na kilometrze. Przy cenie z VAT (7,98 zł) to około 0,72 zł. Podstaw swoje spalanie i swoje ceny.

Krok 2. Dołóż wszystko, co auto kosztuje, nawet gdy stoi

Pełny koszt kilometra to paliwo plus koszty stałe podzielone przez roczny przebieg:

Dopiero ta liczba mówi, czy dojazd do klienta oddalonego o 30 kilometrów jest dla Ciebie opłacalny w obecnym cenniku.

Netto czy brutto? Ważne, jak firma rozlicza paliwo

Obniżka VAT najmocniej zmieniła cenę brutto, którą widać na stacji. Jeśli firma odlicza VAT od paliwa, jej koszt to cena netto, a ta zmieniła się dużo mniej. Zwracają na to uwagę przewoźnicy. Licz więc koszt kilometra tak, jak rozliczasz paliwo w księgach. Zasady odliczania VAT od paliwa do aut i busów w konkretnej firmie omów z księgowym lub doradcą podatkowym.

Krok 3. Dopłata paliwowa, którą klient zrozumie

W transporcie od lat używa się prostego wzoru na korektę paliwową:

Udział paliwa w kosztach policzysz z kroku 1 i 2. Cena bazowa to cena paliwa, przy której układałeś cennik.

Wybierz publiczny indeks i progi

Publiczny indeks. Dopłata jest wiarygodna, gdy klient może sam sprawdzić liczbę. Duże firmy logistyczne indeksują dopłaty do średniej miesięcznej ceny hurtowej oleju napędowego. Dopóki obowiązują ceny maksymalne, prostym punktem odniesienia jest też cena maksymalna netto z obwieszczeń Ministra Energii.

Progi zamiast nowego cennika co tydzień. Przykład mechanizmu z regulaminu jednej z dużych firm logistycznych (dokument z 2017 r., stawki nieaktualne): stawka zmienia się dopiero wtedy, gdy średnia cena hurtowa paliwa przesunie się o 5 proc., i obowiązuje przez cały następny miesiąc. Ty nie zmieniasz cen co kilka dni, a klient wie, czego się spodziewać.

Osobna pozycja na fakturze. Cena bazowa usługi zostaje, a dopłata pojawia się osobno i rośnie lub maleje razem z indeksem. Klienci znają to z cenników firm kurierskich.

Zaplanuj styczeń już teraz

Obniżony VAT, obniżona akcyza i ceny maksymalne mają obowiązywać do 31 grudnia 2026 r. Jeśli program nie zostanie przedłużony, od stycznia wróci wyższa akcyza, a ceny brutto podniesie też powrót 23 proc. VAT. Listopad to dobry moment, żeby klauzulę paliwową mieć już w umowach i ofertach na 2027 r.

Dopłata pomaga też płynności. W branży transportowej, spedycyjnej i logistycznej 56 proc. firm wskazuje zatory płatnicze jako barierę, najwięcej ze wszystkich branż w badaniu PIE. Dopłata naliczana co miesiąc, z krótkim terminem płatności, sprawia, że nie kredytujesz klienta paliwem.

Co z tego dla Ciebie

1. Policz prawdziwe spalanie i koszt paliwa na kilometr z faktur z trzech miesięcy.
2. Dołóż koszty stałe auta i podziel przez roczny przebieg. To Twój pełny koszt kilometra.
3. Sprawdź, ile kosztuje Cię dojazd do najczęstszych zleceń. Jeśli dopłacasz, zmień cennik dojazdów.
4. Wprowadź dopłatę paliwową według wzoru, z publicznym indeksem i progiem zmiany.
5. Dopisz klauzulę paliwową do umów na 2027 r., zanim skończą się obniżki podatków.

Stan na: 13.10.2026. Tekst nie jest poradą prawną ani podatkową.